Verkaufsvertrag

Zweck

Der Verkaufsvertrag ist das zentrale Objekt für wiederkehrende Leistungen in Professional Services. Er verbindet Projekt, Debitor, Laufzeit, Abrechnungslogik und konkrete Vertragszeilen in einem gemeinsamen Dokument und bildet die Grundlage für periodische Abrechnung, Kontingente und servicebezogene Zusatzleistungen.

Voraussetzungen

• Die grundlegende Professional-Services-Einrichtung ist gepflegt.
• Nummernserien, Vertragsarten, Abrechnungsarten, SLA-Vorlagen und Kontingentvorlagen sind angelegt.
• Projekt und Debitor stehen für den Vertrag bereits zur Verfügung.

Inhaltlicher Fokus

Vertragsaufbau

Ein Verkaufsvertrag gliedert sich in drei Ebenen:

• den Vertragskopf mit Projekt, Debitor, Laufzeit und allgemeinen Steuerdaten
• die Abrechnungsart als Beschreibung der fachlichen Abrechnungslogik
• die Abrechnungsartzuordnungen als konkrete Vertragszeilen für Leistungen, Artikel oder Services

Damit wird festgelegt, was abgerechnet wird, in welchem Zeitraum es gilt und nach welcher Logik Preis, Fakturierungsart und weitere Konditionen berechnet werden.

Vertrag anlegen und pflegen

Verkaufsverträge können manuell angelegt oder aus einem Verkaufsangebot beziehungsweise Verkaufsauftrag heraus vorbereitet werden. Beim Anlegen pflegen Sie insbesondere Beschreibung, Vertragsart, Projekt, Debitor, Startdatum und weitere Daten für Lieferung, Abrechnung und Rechnungsdetails.

Zusätzliche Bereiche wie Laufzeit, Druckoptionen, Sammelrechnung und externe Belegreferenzen steuern, wie der Vertrag später dargestellt, verlängert oder in Rechnungen übernommen wird.

Abrechnungsartzuordnungen

Abrechnungsartzuordnungen sind die abrechnungsrelevanten Vertragszeilen. Sie bestimmen, welche Leistungen im Vertrag enthalten sind und welche Preise, Mengen, Gültigkeiten, Rabatte oder Objekt-, Installations- und Komponentenbezüge für die spätere Faktura gelten.

Zuordnungen können:

• manuell im Vertrag erfasst werden
• automatisch aus Vorlagen von Debitor, Artikel oder Ressource übernommen werden
• nachträglich umstrukturiert, verschoben oder ergänzt werden

Liegenschaftsbezogene Vertragszeilen

Vertragszeilen können gezielt einem Objekt, einer Installation oder einer Komponente zugeordnet werden. Dadurch bleibt nachvollziehbar, auf welchen Standort oder auf welchen technischen Bestandteil sich eine wiederkehrende Leistung bezieht.

Das ist besonders nützlich, wenn Service-, Miet-, Wartungs- oder Austauschleistungen nicht nur allgemein für einen Debitor gelten, sondern auf konkrete Bestandselemente im installierten Umfeld referenzieren sollen.

Aktivierung, Erweiterung und Vertragslebenszyklus

Sobald ein Vertrag mindestens eine abrechnungsfähige Zuordnung enthält, kann er aktiviert werden. Mit der Aktivierung wird der Vertrag für periodische Abrechnung nutzbar, und bei entsprechender Einrichtung können auch Kontingente initial geladen werden.

Bestehende Verträge lassen sich erweitern, indem der Status wieder auf Einrichtung gesetzt wird oder indem ein neues Verkaufsangebot auf einen vorhandenen Vertrag referenziert. Zusätzlich können Positionen aus einem Vertrag in einen anderen kopiert werden, um wiederkehrende Vertragsstrukturen schneller wiederzuverwenden.

Ergebnis

Ein sauber gepflegter Verkaufsvertrag bildet den verbindlichen Rahmen für wiederkehrende Umsätze in Professional Services. Er verbindet fachliche Leistung, Preislogik und Abrechnungssteuerung in einem durchgängigen Vertragsmodell.