Geräteverwaltung

Kurze Einordnung zu Geräteverwaltung in BE-terna Project.

Die Geräteliste in Dynamics 365 Business Central dient als zentrale Übersicht aller erfassten Geräte im Unternehmen. Sie ermöglicht die schnelle Verwaltung, Nachverfolgung und Kontrolle von Geräten, deren Standort und Prüfterminen.

Im Kopfbereich stehen folgende Standardaktionen zur Verfügung:

Neu: Neues Gerät anlegen
Löschen: Markiertes Gerät entfernen
Gerät / Prüfung / Übergabe: Spezielle Aktionen für Gerätebearbeitung und -verwaltung
Übersicht / Weitere Optionen: Erweiterte Ansichten und Filter

Aufbau der Geräteliste

Die Liste enthält mehrere Spalten mit den wichtigsten Informationen zu jedem Gerät:

Spalte	Bedeutung
Nr.	Eindeutige Gerätenummer (automatisch oder manuell vergeben)
Beschreibung	Klartext-Bezeichnung des Geräts (z. B. „Kettensäge“)
Gerätetyp Code	Zugehöriger Typ oder Kategorie (z. B. Werkzeug, IT-Equipment)
Basisstandort Code	Hauptlagerort des Geräts (z. B. BASIS1, HAUPTLAGER)
Ressourcennr.	Verknüpfung zu Ressourcen, falls genutzt
Anlagennr.	Verknüpfung zur Anlagenbuchhaltung
Hersteller Code	Kürzel oder Name des Herstellers (z. B. BOSCH, APPLE)
Seriennummer	Eindeutige Seriennummer des Geräts
Ergebnis letzte Hauptprüfung	Dokumentiertes Ergebnis der letzten Geräteprüfung (z. B. „Keine Mängel“, „Offen“)
Datum letzte Hauptprüfung	Zeitpunkt der letzten Prüfung
Datum nächste Hauptprüfung	Vorgesehener Termin für die nächste Prüfung
Gesperrt	Kennzeichnung, ob das Gerät gesperrt ist
Aktueller Nutzer	Mitarbeiter, der das Gerät momentan verwendet
Aktueller Standort	Der aktuelle Standort des Geräts
Akt. reserviert für Nutzer	Falls reserviert, Name des Mitarbeiters, für den das Gerät vorgemerkt ist

Neues Gerät anlegen (Gerätekarte)

Neu klicken
Gerätenummer, Beschreibung, Gerätetyp, Seriennummer etc. eintragen
Basisstandort erfassen
Definieren, ob Prüfung erforderlich ist
Nach Verlassen der Seite, erscheint das Gerät in der Geräteliste

Funktionen in der Gerätekarte:

Gerätebemerkungen

Über den Menüpunkt Gerät - Bemerkungen können zusätzliche Informationen oder Hinweise zu einem Gerät dokumentiert werden. Diese Bemerkungen dienen zur internen Kommunikation und helfen, den Zustand oder Besonderheiten eines Geräts nachvollziehbar zu machen. Die Liste aller Gerätebemerkungen kann über die Globale Suche geöffnet werden.

Parameter

Geräte können mit Parametern versehen werden, um technische Eigenschaften und Einsatzbedingungen strukturiert zu dokumentieren. Mehr Informationen siehe Einrichtung.

Gerät prüfen

Das Prüfprotokoll dient zur Dokumentation von Gerätekontrollen, wie z. B. Sicherheitsprüfungen oder Wartungen. Jeder Eintrag stellt eine nachvollziehbare Historie über den Zustand eines Geräts sicher.

Neues Prüfprotokoll erstellen

Gerät auswählen
Menüpunkt Prüfung → „Neues Prüfprotokoll“

Bereich	Feldname	Erklärung
Allgemein	Nr.	Eindeutige Nummer des Prüfprotokolls (automatisch oder manuell vergeben).
	Inventar-Nr.	Verknüpfte Gerätenummer aus der Geräteliste (z. B. GER00001).
	Gerätename	Automatisch aus Gerätedaten übernommen (z. B. „Kettensäge“).
	Hersteller Name	Hersteller des Geräts (z. B. Stihl, Bosch).
	Seriennummer	Seriennummer zur eindeutigen Identifikation des Geräts.
	Standort Nr.	Code des Standorts, an dem sich das Gerät aktuell befindet.
	Standort Name	Klartextname des Standorts (z. B. „Hauptlager“).
	Kundengerät	Kennzeichnung, ob es sich um ein externes Kundengerät handelt.
Kunde	Kundennr.	Nummer des Kunden (nur relevant bei Prüfungen für Kunden).
	Kundenname	Automatisch zum Kundennummer-Eintrag zugehöriger Name.
Prüfung	Prüfungsart	Auswahl der Art der Prüfung (z. B. UVV-Prüfung, Sichtprüfung).
	Prüfungsname	Detaillierte Bezeichnung der Prüfung (z. B. „Jährliche Hauptprüfung“).
Ergebnis	Prüfdatum	Datum, an dem die Prüfung durchgeführt wurde.
	Prüfer	Name der Person, die die Prüfung durchgeführt hat.
	Prüfmittel	Eingesetzte Prüfmittel oder Hilfsmittel (z. B. Messgerät, Checkliste).
	Ergebnis	Dokumentation des Ergebnisses (z. B. „Keine Mängel“, „Offen“, „Mängel“). Das Ergebnis kann über die Funktion in der Menüleiste: Aktionen - Ergebnis - Prüfergebnis festlegen ausgewählt werden.
Daten	Letzter Termin	Datum der letzten durchgeführten Prüfung.
	Nächster Termin	Termin für die nächste geplante Prüfung.
	Datum Wiederholung	Falls eine Nachprüfung erforderlich ist, hier das geplante Datum eintragen.
Bemerkung	Bemerkung	Freitextfeld für zusätzliche Hinweise oder Prüfvermerke.
Anhänge	Datei-Upload-Bereich	Möglichkeit, Prüfberichte, Fotos oder Dokumente hochzuladen.

Gerät übergeben (Reservierung, Ausgabe, Rückgabe)

Über den Menüpunkt Neue Übergabe kann ein Gerät reserviert, ausgegeben sowie zurückgegeben werden.

Gerät reservieren

Mit der Gerätereservierung können Mitarbeiter sicherstellen, dass ein bestimmtes Gerät für einen definierten Zeitraum zur Verfügung steht. Die Reservierung verhindert Doppelbuchungen und sorgt für eine transparente Planung der Geräteauslastung.

Ablauf

Neue Übergabe → Reservierung auswählen.
Gerät wird automatisch mit Nr., Beschreibung, Typ und Hersteller vorbelegt.
Zeitraum festlegen:
- Reservierungsdatum (Start der Nutzung)
- Geplantes Rückgabedatum (Ende der Nutzung)
Nutzer und Standort zuordnen:
- Nutzerkürzel und Name auswählen
- Standortcode und Standortbeschreibung eintragen
Optionen wählen:
- Reservierungsbeleg erstellen (z. B. „Erstellen und öffnen“) oder direkt “Buchen” Im Reservierungsbeleg können in den Zeilen weitere Geräte hinzugefügt werden, die reserviert werden sollen sowie Bemerkungen erfasst werden. Um die Reservierung auszugeben muss im Menüpunkt Reservierung die Funktion Buchen oder Buchen und Drucken gewählt werden. Daraufhin kann ein Übergabeprotokoll gedruckt werden und es entsteht eine gebuchte Reservierung.

Gerät ausgeben, Ausgabe erstellen

Beleg: Gebuchte Reservierung Start → Ausgabeprotokoll erstellen
Buchungsdatum festlegen
Ausgabe → Buchen: Ein Übergabeprotokoll kann gebucht werden, es entsteht ein gebuchter Ausgabebeleg
Zum Vergrößern anklicken

Alternativ kann in der Geräteliste das Gerät ausgewählt werden und über Neue Übergabe → Ausgabe eine neue Geräteübergabe erstellt werden.

Gerät zurückgeben, Rückgabe erstellen

Beleg: Gebuchte Ausgabe Menüpunkt Rückgabe erstellen es entsteht ein Rückgabeprotokoll
Im Rückgabeprotokoll können z.B. unter Bemerkung Mängel etc. festgehalten werden.
Rückgabe buchen unter Rückgabe → Buchen, ein Übergabeprotokoll wird gebucht und kann gedruckt werden

Alternativ kann in der Geräteliste das Gerät ausgewählt werden und über Neue Übergabe → Rückgabe ein neues Rückgabeprotokoll erstellt und gebucht werden.

Kalender (Gerätekalender)

Der Gerätekalender in Dynamics 365 Business Central zeigt alle geplanten Reservierungen, Ausgaben und Rückgaben von Geräten in einer Kalenderansicht. Er dient der Transparenz und erleichtert die Planung sowie Koordination der Geräteverfügbarkeit. Er kann direkt in der Geräteliste über Übersicht → Kalender geöffnet werden.

Aufbau

Ansichtsauswahl: Tag, Woche, Monat oder Terminübersicht.
Geräteliste links: Alle erfassten Geräte, gruppiert nach Kategorien (z. B. Werkzeuge, Maschinen, IT).
Kalenderspalten: Darstellung der Zeiträume (hier Oktober 2025, KW 42/43).
Einträge im Kalender:
- Reservierungen (z. B. orange hinterlegt)
- Ausgaben (z. B. rot markiert)
- Anzeige mit Standort, Nutzer und Status

Funktionen

Filter/Ansicht nutzen, um Geräte oder Zeiträume einzugrenzen.
Über Neue Übergabe direkt aus dem Kalender heraus eine Reservierung, Ausgabe oder Rückgabe anlegen.
Mit einem Klick auf einen Kalendereintrag Details der jeweiligen Übergabe einsehen.

Gerätesuche

Die Gerätesuche ermöglicht es, gezielt Geräte nach Typ, Standort oder Hersteller zu finden und deren Status einzusehen. Außerdem können direkt aus den Suchergebnissen neue Vorgänge (Reservierungen, Ausgaben, Rückgaben) angelegt werden. Sie kann direkt in der Geräteliste über Übersicht → Gerätesuche geöffnet werden.

Filtermöglichkeiten

Im oberen Bereich der Gerätesuche können gezielt Suchkriterien eingegeben werden. Diese Filter helfen dabei, die Treffermenge einzugrenzen und schneller die gewünschten Geräte zu finden.

Mit dem Feld Gerätetyp Code lassen sich alle Geräte einer bestimmten Kategorie auswählen, beispielsweise MASCHINE, IT oder WERKZEUG. Dadurch kann die Suche auf eine bestimmte Art von Betriebsmittel beschränkt werden.
Über den Basisstandort Code können Geräte auf bestimmte Lager- oder Einsatzorte eingeschränkt werden. Dies ist besonders hilfreich, wenn Geräte an verschiedenen Niederlassungen oder Standorten verfügbar sind.
Der Hersteller Code erlaubt es, Geräte nach dem jeweiligen Hersteller zu filtern, etwa nach „Jungheinrich“ oder „Bosch“.
Zusätzlich können Parameter als Filter verwendet werden. Parameter sind frei definierbare Eigenschaften wie Tragfähigkeit, Baujahr oder Akkukapazität. Sie ermöglichen eine sehr präzise Suche, zum Beispiel nach „Staplern mit Hubhöhe ≥ 4 m“.

Nachdem alle gewünschten Kriterien eingetragen wurden, muss der Benutzer auf Filter anwenden klicken. Erst dadurch wird die Liste entsprechend gefiltert und zeigt nur die Geräte an, die die gesetzten Bedingungen erfüllen.

Aktionen aus den Suchergebnissen

Direkt aus der Trefferliste heraus können Vorgänge gestartet werden, ohne dass das Gerät zunächst in der Geräteliste oder Gerätekarte geöffnet werden muss.

Mit Neue Reservierung kann ein Gerät sofort für einen bestimmten Zeitraum vorgemerkt werden. Dies verhindert, dass andere Benutzer das Gerät im gleichen Zeitraum buchen.
Über Neue Ausgabe lässt sich ein Gerät direkt an einen Benutzer ausgeben. Dabei wird automatisch ein Übergabeprotokoll erstellt.
Mit Neue Rückgabe wird die Rückgabe eines Geräts erfasst. Hierbei können auch Bemerkungen, wie etwa festgestellte Mängel, dokumentiert werden.

Diese Aktionen machen die Gerätesuche nicht nur zu einem reinen Informationswerkzeug, sondern auch zu einem Einstiegspunkt in die operative Arbeit. Benutzer können Geräte finden und gleichzeitig die wichtigsten Arbeitsschritte direkt durchführen.