Prozesskatalog

Kernprozesse und zentrale Funktionen von MDM aus Anwendersicht.

Zweck

Dieser Prozesskatalog beschreibt die wichtigsten Arbeitsabläufe in MDM aus Sicht fachlich verantwortlicher Anwender (Key User). Im Fokus stehen Datenbeziehungen anlegen und freigeben, Änderungen kontrolliert nachziehen, DSR-Filter fachlich steuern, Konsistenzprüfungen ausführen und Ersetzungen gezielt für Zielkontexte nutzen.

Kontext

  • Die Prozesse bauen auf der Einrichtung sowie auf gepflegten Relationen, Unternehmen und Regelwerken auf.
  • Key User arbeiten dabei typischerweise im zentralen MDM-Startbereich, in der Pflege von Datenbeziehungen, in der Verteilungsmatrix oder in Prüflisten.
  • Diese Seite beschreibt wiederkehrende Kernabläufe, nicht die einmalige Grundkonfiguration.

Voraussetzungen

  • Quell- und Zielunternehmen sowie erste Relationen sind eingerichtet.
  • Weiterleitungsregel, Verteilungslogik und die benötigten Feldregeln sind für die relevanten Tabellen vorbereitet.
  • Anwender verfügen über passende Berechtigungen für Relationspflege, DSR-Filter, Substitutionen und Konsistenzprüfungen.

Prozesskatalog

Process REL-01 - Datenbeziehung anlegen und freigeben Für eine relevante Tabelle wird eine Datenbeziehung vollständig aufgebaut und produktiv freigegeben.
  • Wählen Sie die Tabelle für die neue Relation aus und prüfen Sie, ob bereits eine Relation für denselben Kontext existiert.
  • Nutzen Sie diesen Ablauf immer dann, wenn eine zusätzliche fachlich relevante Tabelle dauerhaft in die bestehende Verteilungs- und Prüflogik aufgenommen werden soll.
  • Sie befinden sich in der Pflege oder Anlage einer Datenbeziehung. Dort sehen Sie Tabelle, beteiligte Unternehmen und grundlegende Steuerungsfelder.
  • Ordnen Sie Quell- und Zielunternehmen sowie Weiterleitungsregel und Verteilungslogik fachlich passend zu.
  • Ergänzen Sie die benötigten Feldregeln, Abhängigkeiten, Ausschlüsse und gegebenenfalls Substitutionen, bevor Sie die Relation freigeben.
  • Treffen Sie in diesem Schritt die Entscheidung, ob die Datenbeziehung bereits vollständig genug für den produktiven Einsatz ist oder ob noch Regeln fehlen.
  • Nutzen Sie die Prüffunktion der Datenbeziehung, um die Datenbeziehung vor der Freigabe fachlich und technisch zu prüfen.
  • Setzen Sie die Datenbeziehung anschließend auf den Status Freigegeben, damit MDM die definierte Logik produktiv verwenden kann.
  • Als sichtbares Ergebnis ist die Datenbeziehung freigegeben und kann für Datenübernahme und Prüfungen genutzt werden.
Process REL-02 - Freigegebene Datenbeziehung kontrolliert ändern Bereits genutzte Datenbeziehungen werden nur über einen geregelten Wartungszyklus angepasst.
  • Wenn eine freigegebene Datenbeziehung geändert werden muss, setzen Sie sie zunächst kontrolliert auf einen bearbeitbaren Status zurück.
  • Dieser Ablauf ist typisch, wenn sich Feldlogiken, Zielunternehmen oder die Behandlung von Ausschlüssen und Substitutionen fachlich geändert haben.
  • Sie befinden sich dabei in der vorhandenen Datenbeziehung und sehen deren aktuellen Bearbeitungszustand.
  • Passen Sie danach nur die fachlich notwendigen Teile an, zum Beispiel Feldregeln, Ausschlüsse oder die Unternehmenszuordnung.
  • Beachten Sie, dass Änderungen im Quellkontext während eines nicht freigegebenen Zustands bewusst eingeschränkt sein können.
  • Prüfen Sie die Datenbeziehung nach der Anpassung erneut und geben Sie sie anschließend wieder frei.
  • Wenn keine vollständige Aktualisierung gewünscht ist, bewerten Sie bewusst, ob eine Freigabe ohne Aktualisierung fachlich vertretbar ist.
  • Als sichtbares Ergebnis ist die geänderte Datenbeziehung wieder freigegeben und die Anpassung nachvollziehbar dokumentiert.
Process REL-03 - Fehlende Datenbeziehungen ergänzen Vorschlagsfunktionen helfen, den Bestand an Datenbeziehungen systematisch zu vervollständigen.
  • Nutzen Sie die Vorschlagsfunktion für fehlende Datenbeziehungen, wenn verwandte Tabellen im MDM-Kontext noch nicht abgebildet sind.
  • Verwenden Sie diesen Ablauf auch dann, wenn Fachbereiche neue Tabellenbeziehungen vermuten und zuerst geklärt werden muss, ob eine Relation überhaupt fehlt.
  • Sie sehen dabei eine Vorschlagsliste mit weiteren möglichen Datenbeziehungen.
  • Prüfen Sie die vorgeschlagenen Relationen fachlich, bevor Sie sie übernehmen oder weiter ausbauen.
  • Verwenden Sie bei Bedarf Funktionen für zusammenhängende oder mehrstufige Ableitungen, um den fachlichen Gesamtzusammenhang nicht nur tabellenweise aufzubauen.
  • Ergänzen Sie die neu vorgeschlagenen Relationen um Regeln und Prüfungen, bevor sie produktiv genutzt werden.
  • Als sichtbares Ergebnis ist klar, welche zusätzlichen Datenbeziehungen wirklich gebraucht werden und welche nicht.
Process DSR-01 - DSR-Filter pflegen und bestehende Daten neu bewerten Fachlich verantwortliche Anwender definieren Ausschlussregeln pro Datenbeziehung und entscheiden, wie Filteränderungen auf vorhandene Daten angewendet werden.
  • Öffnen Sie die Verteilungsmatrix aus einer freigegebenen Datenbeziehung oder direkt über den zentralen MDM-Startbereich, wenn Sie Verteilungsentscheidungen fachlich überprüfen oder anpassen möchten.
  • Sie sehen dort die Datensätze der ausgewählten Datenbeziehung und deren Entscheidung je Zielunternehmen.
  • Rufen Sie von dort die Filter für die Datensatzverteilung auf und pflegen Sie neue Filter immer im Kontext der betroffenen Tabelle.
  • Entscheiden Sie bewusst, ob ein Filter für alle Zielunternehmen gelten soll oder nur für ein bestimmtes Zielunternehmen.
  • Prüfen Sie nach jeder Änderung in der Verteilungsmatrix, ob die fachlich erwarteten Datensätze ausgeschlossen oder verteilt werden und aus welcher Entscheidungsquelle das Ergebnis stammt.
  • Nutzen Sie die Funktion zum Anwenden der DSR-Filter auf vorhandene Daten, wenn die neue Filterlogik auch auf bereits vorhandene Datensätze übertragen werden soll.
  • Entscheiden Sie dabei bewusst, ob nur Standard- und automatisch gesetzte Entscheidungen aktualisiert werden oder ob auch manuelle Entscheidungen überschrieben werden dürfen.
  • Stimmen Sie fachlich kritische Änderungen vor der Massenaktualisierung mit den betroffenen Fachbereichen ab, damit Ausnahmen und Sonderfälle nicht unbeabsichtigt verloren gehen.
  • Als sichtbares Ergebnis ist in der Verteilungsmatrix erkennbar, welche Datensätze neu bewertet wurden und welche Entscheidung nun gilt.
Process SUB-01 - Ersetzungen pflegen und auf Zielunternehmen übertragen Ersetzungen steuern abgeleitete Zielwerte und können kontrolliert in mehrere Kontexte übernommen werden.
  • Pflegen Sie Ersetzungen nur dort, wo Quell- und Zielwerte fachlich bewusst voneinander abweichen sollen.
  • Sie sehen in diesem Bereich die betroffenen Felder, Zielwerte und offenen Änderungen.
  • Prüfen Sie, ob die relevanten Feldzeilen innerhalb der Datenbeziehung für Ersetzungen vorgesehen sind.
  • Nutzen Sie die Funktionen zum Kopieren oder Einfügen von Ersetzungen in ausgewählte Unternehmen, wenn dieselbe Logik mehrfach benötigt wird.
  • Beobachten Sie offene Ersetzungsänderungen und führen Sie notwendige Aktualisierungen zeitnah aus, damit Freigaben und Prüfungen auf dem aktuellen Stand bleiben.
  • Behandeln Sie diesen Ablauf nicht nur als Regelpflege, sondern immer auch als fachliche Nachverarbeitung für bereits betroffene Zielkontexte.
  • Als sichtbares Ergebnis ist erkennbar, welche Zielwerte angepasst wurden und wo noch Nacharbeit offen ist.
Process CHK-01 - Konsistenz für Datensätze und Feldwerte prüfen Konsistenzprüfungen zeigen, ob Zielkontexte den erwarteten Zustand der Datenbeziehung einhalten.
  • Öffnen Sie die passende Konsistenzprüfung mit Quell- und Zielunternehmen sowie dem relevanten Tabellenkontext.
  • Sie sehen dort die zu prüfende Tabelle, den betroffenen Unternehmenskontext und später die Prüfergebnisse.
  • Führen Sie je nach Fragestellung entweder die Prüfung für Datensätze oder gezielt für Feldwerte aus.
  • Werten Sie die Prüflinien aus, um Unterschiede, fehlende Daten oder regelwidrige Feldinhalte gezielt zu identifizieren.
  • Prüfen Sie bei Abweichungen zusätzlich, ob die Ursache in fehlenden Relationen, unvollständigen Regeln, offenen Ersetzungsänderungen oder in den Quelldaten selbst liegt.
  • Nutzen Sie die Ergebnisse als Grundlage für Korrekturen, erneute Freigaben oder die Nachschärfung der Datenbeziehung.
  • Als sichtbares Ergebnis liegt eine nachvollziehbare Liste mit Abweichungen und Handlungsbedarf vor.

Ergebnis

  • Die wichtigsten Prozesse für Datenbeziehung, DSR, Prüfung und Ersetzung sind in einer durchgängigen Reihenfolge beschrieben.
  • Fachanwender können Kernfunktionen von MDM gezielt aufrufen und ihren Zweck im Prozess einordnen.
  • Der Katalog beschreibt die wichtigsten Anwendungsfälle direkt im jeweiligen Prozesszusammenhang.

Links

Weiterführende Informationen

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