Prozesskatalog
Prozesskatalog für Professional Services mit Vertriebs-, Service- und Beschaffungsabläufen.
Ziel
Dieser Prozesskatalog fasst die wichtigsten End-to-End-Abläufe von Professional Services zusammen. Er zeigt, wie Verkaufsverträge, periodische Abrechnung, Tickets, Arbeitsaufträge und Einkaufsverträge fachlich zusammenwirken.
Kontext
Professional Services verbindet Vertriebs-, Service- und Beschaffungsprozesse über gemeinsame Vertrags-, Projekt- und Abrechnungsobjekte. Dadurch entstehen keine isolierten Einzelfunktionen, sondern verknüpfte Prozesspfade vom Angebot bis zur wiederkehrenden Rechnung oder vom Servicefall bis zur fakturierbaren Leistung.
Voraussetzungen
- Die grundlegende Einrichtung für Verträge, Abrechnungsarten, Tickets und Arbeitsaufträge ist gepflegt.
- Projekte, Debitoren, Kreditoren und relevante Nummernserien sind angelegt.
- Teams haben geklärt, welche Prozesse manuell, aus Verträgen oder aus externen Systemen angestoßen werden.
Prozesskatalog
Process Verkaufsangebot bis periodische Abrechnung Angebote, Verkaufsverträge und periodische Fakturierung greifen in Professional Services direkt ineinander.
- Ein Verkaufsangebot kann mit der Verkaufsart Professional Services erstellt und direkt mit einem neuen oder bestehenden Verkaufsvertrag verknüpft werden.
- Im Verkaufsvertrag werden Abrechnungsartzuordnungen, Laufzeit, Service Level Agreements und weitere wiederkehrende Leistungen gepflegt und kalkuliert.
- Nach der Aktivierung des Vertrags werden fällige Leistungen in der periodischen Rechnungsliste gesammelt.
- Aus der periodischen Abrechnung heraus können mehrere Rechnungen erzeugt, geprüft, gedruckt und gebucht werden.
Process Einkaufsverträge und beschaffungsnahe Vertragssicht Beschaffung wird über Einkaufsverträge mit Kunden- und Verkaufsvertragsszenarien verbunden.
- Einkaufsverträge definieren den vertraglichen Rahmen zu einem Kreditor inklusive Zeitraum und optionalem Bezug zu einem Debitor.
- In Vertragszeilen werden Leistungen, Mengen, Preise und Gültigkeiten gepflegt.
- Einkaufsverträge können informativ mit Verkaufsverträgen verknüpft werden, um Lieferanten- und Kundenseite gemeinsam im Blick zu behalten.
- Aktivierte Einkaufsverträge können in der Stapelerzeugung von Bestellungen oder für direkte Bestellauslösung genutzt werden.
Process Ticketsystem und Dienstleistungsabrechnung Servicefälle werden im Ticket erfasst, freigegeben und in abrechnungsfähige Leistungen überführt.
- Tickets können manuell in Professional Services erstellt oder über eine API aus externen Ticketsystemen übernommen werden.
- Im Ticket werden Verantwortlichkeiten, Ticketzeilen, Projektbezug und optional Vertrags- oder Kontingentbezug gepflegt.
- Nach Abschluss und Freigabe kann das Ticket übertragen und gebucht werden, wodurch Projektplanzeilen entstehen.
- Diese Leistungen werden anschließend in der Dienstleistungsabrechnung gesammelt und fakturiert.
Process Arbeitsaufträge und operative Serviceausführung Arbeitsaufträge strukturieren planbare Einsätze und überführen die Ausführung in abrechenbare Serviceleistungen.
- Arbeitsaufträge können manuell, aus Tickets oder aus liegenschaftsbezogenen Stammdaten erzeugt werden.
- Im Ablauf werden Kopfdaten, Auftragszeilen und später die tatsächlich erbrachten Leistungszeilen gepflegt.
- Über Statuswechsel wie abgeschlossen und freigegeben wird gesteuert, wann ein Auftrag für Druck, Übergabe oder Abrechnung bereit ist.
- Beim Übertragen oder Buchen entstehen im Hintergrund Projektplanzeilen, die über die Dienstleistungsabrechnung fakturiert werden können.
Process Wiederkehrende Aufgaben und Arbeitspakete Planbare Tätigkeiten werden strukturiert vorbereitet und in operative Tickets oder Arbeitsaufträge überführt.
- Wiederkehrende Tätigkeiten können als Arbeitsaufgaben definiert und in Arbeitspaketen gebündelt werden.
- Abhängig von der Konfiguration entstehen daraus Tickets oder Arbeitsaufträge für die operative Bearbeitung.
- Dadurch lassen sich planbare Serviceleistungen standardisieren und wiederholt ausführen.
- Die spätere Abrechnung erfolgt wieder über die Service- und Vertragslogik von Professional Services.
Ergebnis
- Vertriebs-, Service- und Beschaffungsprozesse sind in einem gemeinsamen Prozessbild zusammengeführt.
- Vertrags- und Abrechnungsobjekte bilden die verbindende Klammer zwischen den einzelnen Prozessschritten.
- Wiederkehrende Leistungen lassen sich vom Erstkontakt bis zur fakturierten Leistung nachvollziehbar steuern.
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