Versandsteuerung und Verkaufsplanung
Zweck
Diese Seite vertieft die Verkaufsplanung um die Versandsteuerung. Sie beschreibt den operativen Weg, mit dem in Automotive Lieferungen aus offenen Verkaufsauftragszeilen gebildet, Mischpaletten vorbereitet und Mengenabweichungen bewusst gesteuert werden.
Wann die Versandsteuerung der richtige Weg ist
Die Versandsteuerung ist der vorgesehene Standardweg für den Versand in Automotive. Zwar kann auch direkt aus dem Verkaufsauftrag geliefert werden, dieser Weg ist aber für komplexe Versandbilder deutlich schwächer geeignet. Vor allem Mischpaletten oder bewusst zusammengefasste Lieferbilder lassen sich über die Versandsteuerung deutlich besser beherrschen.
Nutzen Sie die Versandsteuerung insbesondere dann, wenn:
- mehrere Auftragszeilen gemeinsam in einen Versandlauf einfließen sollen,
- Filter nach Termin, Kunde, Werk oder anderen Kriterien benötigt werden,
- Unter- oder Überlieferungen bewusst geprüft werden müssen,
- ein Warenausgang nicht nur aus einer einzelnen Verkaufszeile bestehen soll.
Einrichtung der Versandsteuerung
Die Versandsteuerung beginnt mit einer eigenen Einrichtungsliste. Dort legen Sie fest, nach welchen Kriterien offene Auftragszeilen für den Versand vorgeschlagen werden.
| Feld | Bedeutung | Typische Prüffrage |
|---|---|---|
| Code | Eindeutige Kennung der Einrichtungszeile | Ist die Zeile klar einem Versandfall zuordenbar? |
| Beschreibung | Textliche Erläuterung des Suchkriteriums | Versteht das Team sofort, wofür der Filter gedacht ist? |
| Fälligkeitsformel | Zeithorizont für den geplanten Versand | Wie viele Tage im Voraus sollen Zeilen vorgeschlagen werden? |
| Filter Feld 1 bis 5 | Auswahl eines Feldes aus der Verkaufsauftragszeile | Nach welchem Fachmerkmal soll gefiltert werden? |
| Filter 1 bis 5 | Konkreter Filterwert zum gewählten Feld | Ist der Filterwert in den Stammdaten oder Belegen eindeutig? |
Wichtig ist dabei: Ein guter Filter reduziert nicht nur die Liste, sondern verbessert die operative Qualität. Zu breite Kriterien erzeugen unklare Sammelläufe. Zu enge Kriterien zerschneiden dagegen zusammengehörige Lieferungen.
Operativer Ablauf
- Öffnen Sie die Versandsteuerungseinrichtung.
- Pflegen Sie Fälligkeitsformel und die fachlich passenden Filter.
- Starten Sie anschließend die Versandsteuerung.
- Prüfen Sie die vorgeschlagenen Lieferübersichten zeilenweise.
- Legen Sie aus der markierten Zeile einen neuen Warenausgang an oder fügen Sie sie einem bestehenden Warenausgang des passenden Debitors hinzu.
Die Liste nach dem Start ist nicht bloß eine Vorschau. Sie ist der fachliche Entscheidungspunkt, an dem Sie festlegen, welche Menge tatsächlich in den Versand gehen soll.
Unterlieferung bewusst behandeln
Wenn in der Spalte Menge Warenausgang (Basis) eine kleinere Menge eingetragen wird als in der Restauftragsmenge (Basis) vorhanden ist, weist das System darauf hin, dass die Restauftragsmenge der verknüpften Verkaufszeile reduziert werden kann.
Bestätigen Sie diese Rückfrage nur dann mit Ja, wenn die reduzierte Menge wirklich die künftig noch zu liefernde Menge darstellen soll. Sonst verändern Sie den offenen Auftragsrest stärker, als der Fachprozess es beabsichtigt.
Überlieferung bewusst behandeln
Wenn die Menge Warenausgang größer ist als die Restauftragsmenge, erhalten Sie ebenfalls eine Hinweismeldung. Nach Bestätigung wird die Verarbeitung fortgesetzt.
Dieser Fall sollte nicht routinemäßig bestätigt werden. Prüfen Sie immer zuerst:
- liegt ein echter Sonderfall vor,
- ist der Auftrag fachlich noch korrekt,
- müssen Lieferfortschrittszahlen oder Abrufmengen nachträglich geklärt werden,
- ist der Kunde auf diese Überlieferung vorbereitet.
Warenausgang, Transportauftrag und Belegdruck
Die Leistungsbeschreibung ergänzt die Versandsteuerung um einen klaren operativen Ablauf nach der Mengenentscheidung:
- Warenausgang aus der Versandsteuerung erzeugen und Verfügbarkeit farblich prüfen.
- Falls lagerlogisch erforderlich, Kommissionierung durchführen.
- Packstruktur im Warenausgang registrieren, damit Single- und Master-Ladungsträger korrekt mitgebucht werden.
- Warenausgang buchen und daraus den Transportauftrag erzeugen.
- Im Transportauftrag Lieferscheine je Kunde oder Abladestelle bündeln und Transportdaten vervollständigen.
Für den Nachrichten- und Belegteil gilt:
- TSB-Nachricht kann vorgezogen für Speditionsbelege gesendet werden; LS-DFÜ folgt später.
- Der Transportauftrag ist Sammelpunkt für Frachtführer, Transportmittel und Versandvermerke.
- VDA-Lieferschein, DFÜ-Warenbegleitschein und Speditionsauftrag werden aus dem Transportkontext erzeugt.
- Single- und Master-Labels können bereits am unverbuchten Warenausgang gedruckt werden.
Diese Reihenfolge stabilisiert den Ablauf, wenn Versanddaten, Ladungsträgerkonto und EDI-Ausgang konsistent bleiben sollen.
Kontrollschritte für den Tagesbetrieb
| Zeitpunkt | Was Sie prüfen |
|---|---|
| Vor dem Start | Sind Fälligkeitsformel und Filter auf den aktuellen Versandfall abgestimmt? |
| In der Vorschlagsliste | Passen Debitor, Menge, Termin und Versandbezug wirklich zusammen? |
| Bei Unterlieferung | Soll die Restauftragsmenge fachlich reduziert werden oder ist nur eine Teillieferung geplant? |
| Bei Überlieferung | Ist die Mehrmenge fachlich freigegeben und im Auftrag nachvollziehbar? |
| Vor dem Warenausgang | Soll ein neuer Beleg entstehen oder eine Zeile einem bestehenden Warenausgang zugeordnet werden? |
Typische Fehlerbilder
| Situation | Mögliche Ursache | Prüfschritt |
|---|---|---|
| Zu viele Zeilen erscheinen in der Versandsteuerung | Filter sind zu breit oder fehlen | Einrichtungszeilen und Fälligkeitsformel prüfen |
| Zusammengehörige Lieferungen erscheinen getrennt | Filter sind zu eng oder uneinheitlich gepflegt | Vergleich der Filterkriterien je Zeile |
| Offene Restmengen werden ungewollt verändert | Unterlieferungswarnung wurde unkritisch bestätigt | Ursprungsauftrag und Restauftragsmenge prüfen |
| Versandmenge ist höher als fachlich vereinbart | Überlieferungswarnung wurde ohne Klärung bestätigt | Auftrag, Abruf und Kundenfreigabe gegenprüfen |
Migrations-Vertiefung: Sonderfälle
Für die Praxis sollten diese Sonderfälle zusätzlich explizit dokumentiert und regelmäßig trainiert werden:
- Teilkommissionierter Warenausgang mit Restmengenentscheidung.
- Überlieferung mit dokumentierter Kundenfreigabe.
- Mischpaletten mit bewusst gesetzten Filterkriterien.
- Vorgezogene TSB-Nachricht bei späterer LS-DFÜ.
- Labeldruck vor dem finalen Buchen im Transportkontext.
Ergebnis
- Sie können die Versandsteuerung als bewussten Planungs- und Verdichtungsprozess nutzen.
- Sie wissen, wie Unter- und Überlieferungen die Restmengen im Auftrag beeinflussen.
- Sie vermeiden unkontrollierte Versandläufe durch fachlich sauber gesetzte Filter.
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