Einkaufsberichte und Historie
Zweck
Diese Seite ergänzt den Einkauf um jene Bericht- und Archivsichten, die für Lieferantenkommunikation, Differenzanalyse und Nachverfolgung der Einkaufsbelege besonders wichtig sind.
Berichte im Einkauf
Im Einkauf geht es bei Berichten meist nicht nur um Ausdrucke, sondern um den Vergleich zwischen Abruf, Einkaufszeile und tatsächlicher Abweichung.
Die Alt-Dokumentation nennt insbesondere diese Berichte:
- Lieferabruf EK VDA 4905 für einzelne Lieferabrufzeilen mit Einkaufszeilen und Differenzen,
- Lieferabruf EK (Liste) für eine gefilterte Gesamtsicht auf Einkaufs-Lieferabrufe.
Wann welcher Bericht sinnvoll ist
| Bericht | Typischer Einsatz |
|---|---|
| Lieferabruf EK VDA 4905 | wenn Sie eine konkrete Differenz oder einzelne Abrufzeile mit dem Lieferanten klären wollen |
| Lieferabruf EK (Liste) | wenn Sie mehrere Abrufe nach Abladestelle, Lieferantenartikelnummer oder anderen Kriterien gemeinsam auswerten wollen |
Gerade der Differenzbericht ist wichtig, wenn Lieferant und Einkauf dieselbe Nachricht zwar kennen, aber unterschiedliche Mengen oder Termine daraus ableiten.
Historie und Archivobjekte
Im historischen Bereich stehen unter anderem diese Objekte zur Verfügung:
- Lieferabrufe,
- freigegebene Lieferschein-DFÜ,
- Gutschriftsanzeigen,
- gebuchte Einkaufsrechnungen,
- gebuchte Einkaufsgutschriften,
- gebuchte Einkaufslieferungen.
Diese Sichten bilden gemeinsam die Nachweiskette des Einkaufs. Kein einzelnes Archivobjekt ersetzt den gesamten fachlichen Zusammenhang.
Praktische Nachverfolgung
Ein sinnvoller Ablauf für Rückfragen oder Abweichungen sieht oft so aus:
- Lieferabruf oder Differenzbericht aufrufen.
- Prüfen, welcher Lieferant, welcher Artikel und welche Abladestelle betroffen sind.
- In die freigegebene Lieferschein-DFÜ oder die gebuchte Einkaufslieferung wechseln.
- Bei kaufmännischer Klärung zusätzlich Rechnungen oder Gutschriften einbeziehen.
So vermeiden Sie, dass technische Nachricht, physischer Wareneingang und kaufmännischer Beleg getrennt betrachtet werden.
Kontrollschritte
| Situation | Was Sie prüfen |
|---|---|
| Bei Mengenabweichungen | Abrufzeile gegen Einkaufszeile und Differenzbericht vergleichen |
| Bei Lieferantenrückfragen | Abladestelle, Lieferantenartikelnummer und freigegebene DFÜ gegenprüfen |
| Bei Rechnungsklärung | gebuchte Einkaufslieferung, Rechnung und Gutschriftsanzeige gemeinsam betrachten |
| Bei wiederkehrenden Problemen | prüfen, ob der Fehler im Abruf, im Eingang oder erst in der Faktura entsteht |
Typische Fehlerbilder
| Situation | Mögliche Ursache | Prüfschritt |
|---|---|---|
| Lieferant meldet andere Abrufmengen | falscher Filter oder andere Bezugszeile wurde ausgewertet | Berichtsauswahl und Lieferabrufzeile prüfen |
| Wareneingang ist da, aber Historie wirkt unvollständig | DFÜ oder gebuchte Lieferung wurde nicht mitbetrachtet | Archivobjekte vollständig aufrufen |
| Gutschriftsfall ist fachlich unklar | Rechnungs- und Lieferbezug wurden nicht gemeinsam geprüft | Lieferabruf, Lieferung und Rechnung koppeln |
Ergebnis
- Sie können Einkaufsberichte gezielt für Differenz- und Lieferantenklärung einsetzen.
- Sie wissen, welche Archivobjekte für Abruf, Lieferschein, Lieferung, Rechnung und Gutschrift zusammengehören.
- Sie reduzieren Klärzeiten, weil Sie technische und kaufmännische Nachweise gemeinsam betrachten.
Links