Periodische Aktivitäten im Einkauf
Zweck
Diese Seite beschreibt die wiederkehrenden Tätigkeiten im Einkauf, die in Automotive typischerweise als Sammelverarbeitung laufen. Sie ergänzt die Einkaufsübersicht um die alten Wiki-Inhalte zu EK-Lieferabrufen, Gutschriftsanzeigen und der Freigabe eingehender Lieferscheine.
Wiederkehrende Kernaufgaben
- Lieferabrufe gesammelt aus Rahmenbestellungen erzeugen.
- Gutschriftsanzeigen an Lieferanten bereitstellen.
- Eingehende Lieferscheine aus VDA- oder EDI-Prozessen fachlich freigeben.
Einkaufs-Lieferabrufe erstellen
Der Sammellauf zum Erzeugen der Einkaufs-Lieferabrufe ist die operative Brücke zwischen Rahmenbestellung und tatsächlicher Lieferantenkommunikation. Er erstellt die Abrufe anhand der gesetzten Filter und legt die resultierende Datei im kreditorbezogenen Verzeichnis ab.
Der typische Ablauf ist:
- Report für Einkaufs-Lieferabrufe öffnen.
- Entweder nach Kreditor oder direkt nach Einkaufsbestellung filtern.
- Prüfen, ob die Rahmenbestellung aktiv, freigabefähig und mit korrektem Intervall versehen ist.
- Abrufe erzeugen und anschließend Dateiablage, Ausdruck und Versandlogik kontrollieren.
Wichtig ist der Unterschied zwischen fachlicher Erstellung und tatsächlichem Versand: Der Report erzeugt den Abruf und legt die Datei im vorgesehenen Verzeichnis ab. Erst der EDI-Konverter oder die definierte Übertragungsart sorgt dafür, dass der Lieferant die Nachricht tatsächlich erhält.
Gutschriftsanzeigen regelmäßig erzeugen
Mit der Gutschriftsanzeige können Lieferanten gesammelt über kaufmännische Korrekturen informiert werden. Der Report eignet sich besonders dann, wenn Rechnungs- und Empfangsdaten zwar verarbeitet wurden, aber aus Qualitäts-, Mengen- oder Preisgründen eine Abweichung dokumentiert werden muss.
Arbeiten Sie dabei in dieser Reihenfolge:
- Report Gutschriftsanzeige öffnen.
- Nach Kreditor oder Einkaufsrechnung filtern.
- Nur die fachlich geklärten Fälle zusammenfassen.
- Ausgabe und Versand vor dem Lauf kurz gegenprüfen.
Die Gutschriftsanzeige ist kein Ersatz für die eigentliche Buchung im Einkaufsprozess. Sie ist die formale und kommunikative Ergänzung, damit Ihr Lieferant die Abweichung nachvollziehen kann.
EK-Lieferschein freigeben
Wenn Lieferscheindaten per VDA 4913 oder über einen gleichwertigen EDI-Prozess eingehen, sind sie nicht automatisch fachlich bestätigt. Der Report für das Freigeben von EK-Lieferscheinen ändert den Status der eingegangenen Lieferscheine gesammelt und macht sie damit für die Folgeprozesse belastbar.
Gehen Sie kontrolliert vor:
- Report EK Lieferschein freigeben öffnen.
- Den betroffenen Lieferanten oder den konkreten Lieferschein filtern.
- Vor dem Lauf prüfen, ob Nummer, Versanddatum und Mengenbezug plausibel sind.
- Lauf über Vorschau oder Start bestätigen.
Dieser Schritt ist besonders wichtig, wenn nachgelagerte Prozesse wie Wareneingang, QS oder automatische EDI-Buchung auf dem freigegebenen Status aufbauen.
Prüffragen vor jedem Sammellauf
| Thema | Prüffrage |
|---|---|
| Rahmenbestellung | Ist Laufzeit, Intervall und Lieferantenbezug korrekt gepflegt? |
| Exportpfad oder Übertragungsweg | Ist das kreditorbezogene Verzeichnis oder der Partnerweg einsatzbereit? |
| Kreditorenstamm | Sind Partnernummern, Werk und Abladestelle sauber hinterlegt? |
| Empfangsdaten | Stimmen Lieferscheinnummer, Versanddatum und Mengen zum erwarteten Eingang? |
| Gutschriftsfall | Ist die fachliche Ursache geklärt, bevor eine Anzeige erzeugt wird? |
Typische Fehlerbilder
| Situation | Mögliche Ursache | Prüfschritt |
|---|---|---|
| Lieferabruf wird nicht erzeugt | Filter passt nicht oder Rahmenbestellung ist fachlich unvollständig | Bestellung, Intervall und Lieferantenfilter prüfen |
| Datei liegt vor, Lieferant meldet aber keinen Abruf | technischer Versandpfad oder Partnerkonfiguration fehlt | Kreditorpfad, EDI-Partner und Konverter prüfen |
| Gutschriftsanzeige ist fachlich unklar | Bezug zur Einkaufsrechnung wurde nicht sauber gewählt | Rechnungsnummer und Kreditorenfilter gegenprüfen |
| EK-Lieferschein bleibt offen | falscher oder zu breiter Filter, Status nicht plausibel | eingegangenen Lieferschein direkt prüfen |
| Folgeprozess startet zu früh | Lieferschein wurde technisch importiert, aber fachlich nicht freigegeben | Freigabestatus vor Wareneingang kontrollieren |
Migrations-Vertiefung: Reklamationsvarianten im Periodenlauf
Für die Übernahme aus älteren Dokumentationen sollten im Einkauf diese Varianten als Standardfälle gepflegt werden:
- Gutschriftsanzeige nach Mengenabweichung mit eindeutiger Rechnungsreferenz.
- Gutschriftsanzeige nach Preisabweichung ohne physischen Rücklauf.
- EK-Lieferscheinfreigabe mit späterem Wareneingang.
- EK-Lieferscheinfreigabe mit anschließender QS-Prüfung.
- Abbruch- und Wiederanlaufpfad bei fehlerhafter EDI-Lieferscheindatei.
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