Elektronische Rechnungen senden und archivieren

XRechnung und ZUGFeRD aus Projektbelegen erzeugen, versenden und aus dem Archiv abrufen.

Überblick

BE-terna Project bindet XRechnung und ZUGFeRD in die Standardfunktionen von Business Central zum Senden von Dokumenten ein. Der zentrale Einstieg ist die Aktion Senden im Projektbelegeditor. Darüber kann ein Rechnungsbeleg abhängig vom Versandprofil beispielsweise

  • als PDF,
  • als elektronische Rechnung,
  • als PDF und elektronische Rechnung,
  • per E-Mail oder
  • als Datei

ausgegeben werden.

Für gebuchte Projektbelege kann dieselbe Formatvorgabe auch für das Belegarchiv verwendet werden. Archivierte PDF- und E-Rechnungsdateien stehen anschließend auf der Projektkarte in der Unterseite Projektrechnungen zur Verfügung.

Zusammenspiel mit Business Central

Die Funktion verwendet keine separate Versandverwaltung, sondern erweitert die folgenden Standardobjekte:

Business-Central-Funktion Verwendung in BE-terna Project
Elektronische Belegformate Enthält die elektronischen Formate für die Verwendung Projektbeleg, darunter XRechnung und ZUGFeRD.
Belegsendeprofil Bestimmt die Ausgabe für einen Kunden und enthält zusätzliche Einstellungen für das Projektbelegarchiv.
Sendeoptionen auswählen Zeigt beim Aufruf von Senden die verfügbaren Versandwege und Formate an.
Details zu Beleganlagen Enthält das Kennzeichen Zu XRechnung hinzufügen für einzubettende Anlagen.
Berichtsauswahlen für Debitoren Kann Empfänger und Berichtsauswahl für den Belegversand vorgeben.

Voraussetzungen einrichten

Elektronische Dokumentformate

Öffnen Sie Elektronische Belegformate und prüfen Sie die Einträge für die Verwendung Projektbeleg. Das gewählte Format muss auf den passenden Export verweisen:

  • XRechnung für eine XML-Rechnung
  • ZUGFeRD für eine PDF-Rechnung mit eingebetteten elektronischen Rechnungsdaten

Dokumentversandprofil

Richten Sie ein Belegsendeprofil ein und ordnen Sie es dem Rechnungsempfänger zu. Für Projektbelege stehen zusätzlich diese Archivfelder zur Verfügung:

Feld Bedeutung
Archiv-Dokumenttyp Legt fest, ob kein Archivdokument, ein PDF, ein elektronisches Dokument oder PDF und elektronisches Dokument erzeugt werden.
Archiv-Dokumentformat Legt bei elektronischer Archivierung XRechnung oder ZUGFeRD fest.

Das Feld Archiv-Dokumentformat ist nur relevant, wenn Archiv-Dokumenttyp ein elektronisches Dokument enthält.

BE-terna Project Einrichtung

In der BE-terna Project Einrichtung steuert Archiv-Dokumentformat, ob die Archivformate aus dem Belegsendeprofil übernommen werden. Wird das Belegsendeprofil nicht verwendet, wird das Archivdokument als PDF erzeugt.

Belegsendeprofil mit den Einstellungen für elektronische Rechnungen und das Archiv Zum Vergrößern anklicken

Projektbeleg senden

  1. Öffnen Sie den Rechnungsbeleg in der Belegbearbeitung.
  2. Prüfen Sie im Bereich Fakturierung die Rechnungs- und Referenzdaten.
  3. Wählen Sie Senden.
  4. Prüfen oder ändern Sie im Dialog Sendeoptionen auswählen das Versandprofil, die Ausgabeart und den Versandweg.
  5. Bestätigen Sie den Versand beziehungsweise den Dateiexport.

Sendeoptionen für einen ZUGFeRD-Beleg Zum Vergrößern anklicken

Die Aktion Senden steht für Rechnungen, Teilrechnungen, Gutschriften und Teilgutschriften zur Verfügung. Sie verwendet das Standard-Belegsendeprofil des Rechnungsempfängers und die Verwendung Projektbeleg.

Die Aktion Beleg senden per Mail ist davon zu unterscheiden. Sie erstellt ein PDF über die für den Projektbeleg hinterlegte Berichtsauswahl und öffnet den E-Mail-Versand. Für XRechnung oder ZUGFeRD verwenden Sie Senden.

Bestehende direkte XRechnung-Aktion

Im Exportmenü ist weiterhin Export als XRechnung vorhanden. Die Anwendung weist beim Aufruf darauf hin, dass der XRechnung-Export inzwischen in Senden integriert ist. Verwenden Sie deshalb im Regelfall Senden; die direkte Exportaktion dient nur noch als Übergangsweg.

XRechnung

Die XRechnung wird als XML-Datei erzeugt. Für einen vollständigen Export müssen insbesondere folgende Angaben gepflegt sein:

  • Firmenadresse, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und IBAN
  • Rechnungsempfänger und dessen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Verkäufer mit Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
  • Beginn und Ende des Ausführungszeitraums
  • die vom Auftraggeber geforderten Referenzen, insbesondere die Leitweg-ID BT-10
  • Zahlungsform und Mengeneinheiten

Im Bereich Fakturierung des Projektbelegs stehen unter anderem XRechnung Exportart, Leitweg-ID, Bestell-, Vertrags-, Projekt-, Vergabe-, Objekt- und Zuordnungsnummer sowie der Rechnungshinweis BT-22 zur Verfügung.

Zahlungsform

Das Feld BT-81 XRechnung Zahlungsmittel an der Zahlungsform legt den Code für die elektronische Rechnung fest. Unterstützt werden insbesondere:

  • Überweisung, Code 30
  • SEPA-Überweisung, Code 58

Ohne abweichende Einrichtung wird Überweisung verwendet.

Mengeneinheiten

Ist für eine Einheit kein XRechnungs-Code hinterlegt, wird sie als C62 ausgegeben und der ursprüngliche Einheitencode dem Text vorangestellt. Alternativ kann an der Einheit oder am verwendeten ISO-Standardcode der passende XRechnungs-Code gepflegt werden.

Code ISO-Code XRechnungs-Code
PCE PCE H82
STCK PCE
STÜCK PCE
ST PCE

Anlagen einbetten

Öffnen Sie am Projektbeleg Anhänge und aktivieren Sie bei einer Anlage Zu XRechnung hinzufügen, wenn sie in die XML-Rechnung eingebettet werden soll. Die automatisch erzeugte XRechnungsdatei selbst wird nicht erneut eingebettet.

ZUGFeRD

ZUGFeRD wird als PDF-Dokument erzeugt. Die elektronischen Rechnungsdaten werden in Form der XRechnung in der PDF mitgeführt. Das Ergebnis kann über Senden per E-Mail versendet, als Datei ausgegeben oder entsprechend dem Belegsendeprofil weiterverarbeitet werden.

Beim Export wird das erzeugte ZUGFeRD-PDF zusätzlich als Dokumentanlage am Projektbeleg abgelegt. Damit bleibt die ausgegebene Datei mit dem Beleg verknüpft.

Archivierte Dokumente verwenden

Beim Erzeugen des Archivdokuments wertet BE-terna Project das Belegsendeprofil des Rechnungsempfängers aus. Abhängig von Archiv-Dokumenttyp wird ein ZIP-Paket mit

  • dem archivierten PDF,
  • der elektronischen Rechnung oder
  • beiden Dateien

am gebuchten Projektbeleg gespeichert.

Beim späteren Senden eines gebuchten Belegs zeigt Sendeoptionen auswählen die Option Archiviertes Dokument verwenden an, sofern ein Archivdokument verfügbar ist. Ist die Option aktiviert, wird das archivierte Dokument statt einer neu erzeugten Ausgabe verwendet.

Sendeoptionen mit aktivierter Option zum Verwenden des archivierten Dokuments Zum Vergrößern anklicken

Wenn ein archiviertes Dokument verwendet wird, steht Elektronischer Beleg nicht gleichzeitig als E-Mail-Anhangstyp zur Verfügung; der Anhang wird in diesem Fall als PDF behandelt.

Archiv auf der Projektkarte

Markieren Sie auf der Projektkarte in Projektrechnungen den gewünschten Beleg und öffnen Sie die Gruppe Archiv. Abhängig vom gespeicherten Archiv stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

Aktion Verfügbarkeit
Archivierten Beleg drucken Wenn das Archiv ein PDF enthält
XRechnung herunterladen Wenn als elektronisches Archivformat XRechnung gespeichert wurde
ZUGFeRD-Beleg herunterladen Wenn als elektronisches Archivformat ZUGFeRD gespeichert wurde

Archivaktionen für Projektrechnungen Zum Vergrößern anklicken

Die Downloadaktionen geben die bereits archivierte Datei aus. Sie erzeugen nicht nachträglich ein neues elektronisches Dokument.

Aufbewahrung

Eine übermittelte elektronische Rechnung ist Teil der steuerlich relevanten Rechnungsunterlagen. Bewahren Sie die tatsächlich versendete Datei entsprechend den gesetzlichen und unternehmensinternen Vorgaben auf. Bei angeschlossenem Archivsystem muss sichergestellt sein, dass die versendete Originaldatei dort unveränderbar abgelegt wird.