Projektbelege on Product Documentation

Projektbeleg importieren

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

BE-Project bietet verschiedene Möglichkeiten, um ein Leistungsverzeichnis direkt zu importieren. Das grundlegende Vorgehen ist dabei immer das Gleiche: Zunächst erstellt man einen neuen Beleg mit einem leeren Leistungsverzeichnis (siehe Erstellung eines neuen Belegs). Sollten im Leistungsverzeichnis bereits Positionen eingepflegt sein, werden diese bei einem Import überschrieben.
Für den Import man über Aktionen auf Importieren und weiter auf Belege. Dort wählt man ein Dateiformat für den Import aus. Es öffnet sich der Explorer, wo die GAEB-Datei ausgewählt werden kann.

Erstellung eines neuen Belegs

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Erstellung eines neuen Belegs

Um in einem Projekt einen neuen Beleg anzulegen, geht man im Tab Projektbelege auf Verwalten und dann auf Neu.

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Feld	Erklärung
Projektnr.	Im Feld Projektnummer wird das Projekt angegeben, in welchem der Beleg angelegt werden soll. Das System übernimmt automatisch die Projektnummer des Projektes, in welchem der neue Beleg angelegt wird. Es ist auch möglich, an dieser Stelle einen Beleg in einem anderen Projekt zu erfassen.
Belegart	Mit dem Look-Up im Feld Belegart gelangt man in die Übersicht der Dokument Typen, aus denen ein Beleg erstellt werden kann. Aus folgenden Belegarten kann ausgewählt werden: Entwurf, Angebot, Auftrag, Teilrechnung, Rechnung, Teilgutschrift und Gutschrift.
Belegüberschrift	Definiert die Kopfzeile des Belegs.
Betreff	Definiert die Betreffzeile des Belegs. Das Feld wird mit dem Projektnamen vorausgefüllt.
Verk. an Deb.-Nr.	Über den Look-Up des Feldes kann ein Debitor aus der Debitorenliste dem Projekt zugeordnet werden. Anschließend werden die Adress- und Kontaktinformationen auf Basis der Debitordaten automatisch ergänzt.
Verk. an Kontaktnr.	Falls kein Debitor ausgewählt wurde, kann hier ein Kontakt ausgewählt werden. Ist der Kontakt bereits einem Debitor zugeordnet, wird das Feld Verk. an Deb.-Nr. mit der Debitornummer ausgefüllt.
Verk. an Deb.-Vorlagencode	Das Feld spezifiziert ob es sich um einen Beleg für das Inland, europäisches Ausland oder nichteuropäisches Ausland handelt.
Verk. an Name	Wird automatisch mit dem Debitorennamen ausgefüllt, wenn es einen gibt.
Verk. an Kontakt	Der ausgeschriebene Name des Kontakts, der in Verk. an Kontaktnr. definiert wird.
Buchungsdatum	Das Datum an welchem der Beleg (z.B. eine Rechnung) verbucht wird.
Belegdatum	Das Datum welches auf den Beleg (z.B. eine Rechnung) gedruckt wird.
Geschäftsbuchungsgruppe	Auswahl aus: Debitoren und Kreditoren in EU, Ausland, Inländ. Debitoren und Kreditoren, Eink./Verk. nach §13b Bauleist., Abschlagsrechnungen national und Abschlagsrechnungen §13b.
Währungscode	Das Kürzel der Währung, in dem der Beleg gebucht wird.
Startdatum	Das Startdatum des zugehörigen Projekts.
Enddatum	Das Enddatum des zugehörigen Projekts.
Angebotsfristdatum	Das Datum bis zu welchem ein Angebotsbeleg gültig ist.

Die optionalen Angaben in den weiteren Masken ziehen sich aus den voreingestellten Daten des Projekts, welche bei Bedarf geändert werden können, indem man über Nächste oder Zurück zwischen den Masken wechselt. Über Fertig wird der Beleg direkt erstellt. Die optionalen Angaben bei der Anlage eines Beleges sind in der Regel nicht notwendig.

Positionsbearbeitung

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Der Editor Projektbelegposition steht als zusätzliches Mittel zur Verfügung, um Positionen bearbeiten zu können. Dieser kann geöffnet werden, in dem auf die gewünschte Position navigiert wird und anschließend im Inforegister auf Bearbeiten und danach auf Bearbeiten geklickt wird. Der Editor bietet verschiedene Einstellungsmöglichkeiten.

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Allgemein

Die Registerkarte Allgemein zeigt zunächst Felder an, die als Spalten im Leistungsverzeichnis zu finden sind. Ab dem Feld Bedarfsweise kommen neue Inhalte hinzu.

Positionsstapelverarbeitung

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Sie finden die Stapelverarbeitung in der Belegbearbeitung unter Bearbeiten im Inforegister.

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Mittels der Positionsstapelverarbeitung kann eine Auswahl von Positionen im Projektbeleg anhand von verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten verändert werden.

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Allgemein

Feld	Erklärung
Positionsnr.	Gibt die Nummer der Position an, die man zuvor ausgewählt hat.
Beschreibung	Zeigt die Beschreibung der aktuell selektierten Position an.
Positionsauswahl
Auswahl	In diesem Look-Up wird die Menge der zu verarbeitenden Positionen angegeben. Die Option Alle verarbeitet alle im Beleg enthaltenen Positionen. Die Option nur Aktuelle verarbeitet die Position, die zuvor ausgewählt wurde. Mit der Auswahl Untergeordnete wählt man zusätzlich untergeordnete Positionen aus.
Positionstypenfilter	In diesem Feld kann über ein Look-Up ausgewählt werden, ob die Stapelverarbeitung Haupt- und/oder Unterpositionen verarbeiten soll.
nur markierte	Die Auswahl wird nur auf markierte Positionen angewendet.
Aktion
VK-Preis	In diesem Look-Up führt die Auswahl Aktueller als manueller dafür, dass das kalkulierte Ergebnis in den Verkauf übernommen wird. Falls sich die Einkaufswerte ändern sollten, ändern sich somit nicht die Verkaufspreise. Das Kennzeichen Kalkulationsergebnis führt dazu, dass sich der Verkaufspreis wieder aus der Kalkulation zusammensetzt. Das Kennzeichen manueller VK an den Positionen (je Preisanteil) bewirkt, dass der Verkaufspreis des gewählten Preisanteils über das Feld Aktueller VK bestimmt wird. Änderungen an Kalkulationsfeldern, welche zur Berechnung dieses VK-Preises verwendet werden, haben keine Auswirkung mehr. Die Endsummenkalkulation kann diesen manuellen Preis ändern.
GAEB-Preis	Hier wird festgelegt, ob die importierten GAEB Preise imEinkauf übernommen werden sollen. Der Verkaufspreis ergibt sich dann aus der Kalkulation.
GAEB EP-Anteile	An dieser Stelle kann eingestellt werden, ob die Einzelpreise aus der importierten GAEB übernommen werden sollen und direkt den Positionspreisanteilen zugeordnet werden.
Aufmaß	Übernimmt die pro Position aufgemessenen Mengen in die Mengenspalte der Position.
Preise aus Stamm aktualisieren	Nachdem die Preise an den Stammdaten der Artikel oder Katalogartikel verändert wurden, kann in diesem Feld festgelegt werden, ob nur der EK oder der EK und VK übernommen werden sollen.
Lohn-Zeitanteil aus Stamm übernehmen	Die Option aktualisiert den Zeitansatz (meistens in Minuten) am Lohn-Preisanteil der Positionen, welcher in den Stammdaten hinterlegt wurde.
Texte aus Stamm aktualisieren	Die Option aktualisiert den Kurz- und Langtext der Positionen entsprechend der aktuellen Version aus den Stammdaten (Artikel, Katalogartikel).
Zeilenumbruch vor Position	Auswahl ob ein Zeilenvorschub gedruckt werden soll.
Einzelpreisaufgliederung de-/aktivieren	Für den GAEB-Export mit Einzelpreisaufgliederung ist an der Hauptposition die Aktivierung notwendig.
Erstelle Datensatz aus Position	Erstellt aus manuell eingetragener Position je nach Auswahl einen neuen Kalkulations-/ Artikel/ Paket in den Stammdaten.
Kreditorenartikelnr. aus Stamm übernehmen	Gibt an, ob die Artikelnummer vom Kreditor übernommen werden soll.
Variable Textsteuerung	Dieses Look-Up setzt auch optionale Positionen (Sichtbar über die Drucken-Ansicht). Anschließend steuert diese Option beim Drucken des Projektbelegs, ob in den Positionen Lang- und/oder Kurztexte ausgegeben werden sollen.
Referenzkreditor	Angabe eines Referenzkreditors im Look-Up.

Einkaufsaustausch

Mit der Funktion Einkaufsaustausch können ausgewählte Artikel gegen andere Artikel aus einem vorhandenen Einkaufsaustausch getauscht werden.

Projektbeleg kopieren

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Ein bereits erfasster Beleg kann innerhalb eines Projektes kopiert oder in ein anderes Projekt verschoben werden. Für das Kopieren wählt man im Navigationsmenü unter Aktionen den Punkt Verarbeiten aus und klickt auf die Funktion Beleg kopieren…. Zunächst öffnet sich ein Dialogfenster, indem Einstellungen getroffen werden, die analog zur Erstellung eines neuen Beleges anzusehen sind.

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Weitere Optionen zum Kopieren des Belegs stehen unter Kopieroptionen zur Verfügung.

Versionierung von Projektbelegen

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

BE-Project bietet die Möglichkeit Belegversionen zu speichern und dadurch ältere Versionen eines Beleges zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufzurufen und zu aktivieren.

Belegversionstabelle

Um auf die verschiedenen Versionen zuzugreifen klickt man in der Projektkarte im Bereich Projektbelege auf Verwalten und dann auf Versionen. Es öffnet sich ein ein neues Fenster mit allen Versionen des ausgewählten Projektbelegs.

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Um die Änderungen besser nachverfolgen zu können, befinden sich unter den Spalten Editiert am und Editiert Zeit jeweils das Datum und die Zeit, an der eine Bearbeitung erfolgte. Die Spalte Editiert von zeigt den Benutzer an, der an dem Beleg als letztes eine Änderung vorgenommen hat. Erstellt von Benutzer zeigt den Autor des Belegs an. Es ist möglich, zu jeder Version eine Beschreibung zu hinterlegen. Wann die Version des Projektbelegs erstellt wurde, ist in den Spalten Datum Erstellt und Erstellt Zeit ersichtlich.