BE-terna Project on Product Documentation

Überblick

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

BE-terna Project bildet die fachliche Grundlage für die projektorientierte Arbeit in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Die Lösung unterstützt Sie dabei, Projektprozesse von der ersten Kalkulation über die laufende Abwicklung bis zur Rechnungsstellung in einer durchgängigen Systemlogik zu steuern.

Fachlicher Nutzen

Schafft Transparenz über Projektstatus, Kosten, Leistungen und offene Schritte.
Verbindet Vertriebsnahe Vorbereitung, operative Projektabwicklung und kaufmännische Auswertung.
Reduziert Medienbrüche zwischen Projektleitung, Einkauf, Abrechnung und Controlling.
Unterstützt nachvollziehbare Entscheidungen durch einheitliche Datenbasis und klare Prozessführung.
Lässt sich über branchenspezifische Erweiterungen und Schnittstellen flexibel anpassen.

Inhaltlicher Fokus

Durchgängige Projektsteuerung

Von der Anlage und Strukturierung Ihrer Projekte über Belege und Leistungsfortschritt bis zur finalen Verrechnung bleiben alle wesentlichen Informationen im Projektkontext gebündelt. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und reduziert Abstimmungsaufwände.

Schnellstart

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In den folgenden Schritte wird erklärt, wie man im BC Client einen neuen BE-terna Project Mandanten erstellt sowie Initial- bzw. Demodaten importiert.

Hinweis: Nach jedem Schritt Seite aktualisieren (F5).

Schritt 1

im aktuellen Mandanten die Liste Funktionsverwaltung öffnen
→ “Funktionsaktualisierung: Neue Verkaufspreiskalkulation” für alle Benutzer aktivieren
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Hintergrund:
Vor einiger Zeit wurde eine Änderung in der Standardversion von Business Central bezüglich der Verkaufspreiskalkulation eingeführt. Diese Funktion wird derzeit nicht automatisch im Standard aktualisiert und muss daher manuell für jeden Mandanten aktiviert werden.

Schritt 2

Unterstützung von öffentlichen Ausschreibungen

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BE-terna Project bietet die Möglichkeit die häufig bei öffentlichen Ausschreibungen geforderten Formulare für Dritte 221, 222 sowie 223 (früher EFB) in Excel zu exportieren. Es ist im Regelfall keine manuelle Nachbearbeitung notwendig. Falls doch findet die Bearbeitung auf dem ersten Excel-Blatt statt. Die Funktion EFB 221 – 223 befindet sich im Beleg im Navigationsmenü unter Berichte und wieder Berichte.

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Wenn im Beleg mit Gemeinkosten gearbeitet wurde, werden diese in der Zeile “davon allg. Geschäftskosten” übernommen. Sofern bei der Kalkulation des Auftrages nicht mit Gemeinkosten gearbeitet wurde, können diese Werte im erzeugten Excel in den gelb hinterlegten Zeilen eingetragen werden. Die anderen Tabellenblätter aktualisieren sich anschließend automatisch.

Bürgschaften

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Bürgschaften anlegen und bearbeiten

Eine Liste aller Bürgschaften befindet sich in der Bürgschaftsübersicht, welche über die Suchfunktion aufgerufen wird. Mit der Funktion Neu kann eine neue Bürgschaft angelegt werden.

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Feld	Erklärung
Nr.	Wird automatisch vergeben.
Beschreibung	In diesem Feld kann eine Beschreibung als Freitext für Bürgschaften gepflegt werden. Dafür gibt es keine Vorgaben.
Bankkonto Nr. (Pflichtfeld)	Das Bankkonto des Users.
Ext. Belegnummer	In diesem Feld wird die Belegnummer des Partners hinterlegt.
Ext. Kontonummer	An dieser Stelle kann die zugehörige, externe Kontonummer erfasst werden.
Projektnummer	Die Projektnummer zu welcher die Bürgschaft hinterlegt wird.
Typ	Hier kann ausgewählt werden ob der User ein Debitor oder Kreditor ist.
Debitoren-/Kreditorennummer	Je nach Einstellung unter Typ, wird hier der jeweilige Debitor bzw. Kreditor ausgewählt.
Kosten	Kosten die für diese Bürgschaft entstehen.
Bürgschaftsart	Hier wird ausgewählt, ob die Bürgschaft gegeben oder empfangen wurde.
Bürgschaftstyp	In diesem Feld wird festgelegt, um welche Art Bürgschaft es sich handelt.
Unbefristet	Legt fest, ob es sich um eine unbefristete Bürgschaft handelt.
Status	Zeigt den aktuellen Status der Bürgschaft an.
Bürgschaftsbetrag	Höhe der Bürgschaft.
Kumulierter Betrag	Gesamtbetrag aller Bürgschaftszeilen.
Änderungsdatum	Letzte Änderung an der Bürgschaft (wird automatisch gesetzt).

Im BE-Project können verschiedene Bürgschaftstypen angelegt werden:

Einrichtung

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Zweck

Diese Seite beschreibt den empfohlenen Erstaufbau eines neuen BE-terna Project Mandanten im Business Central Client.

Voraussetzungen

Zugriff auf einen bestehenden Mandanten mit Berechtigung für die Funktionsverwaltung
Berechtigung zum Erstellen neuer Unternehmen
Entscheidung, ob Initialdaten oder Demodaten importiert werden

Reihenfolge

In der Funktionsverwaltung die Funktionsaktualisierung “Neue Verkaufspreiskalkulation” aktivieren.
In der Mandantenliste ein neues Unternehmen mit “Neu erstellen - Keine Daten” anlegen.
In den neuen Mandanten wechseln und die Einrichtung starten.
Initialdaten oder Demodaten importieren.
Danach im neuen Mandanten die Datenaktualisierung für die Verkaufspreiskalkulation einplanen und den Abschlussstatus prüfen.

Entscheidungshilfe: Initialdaten oder Demodaten

Initialdaten: Technischer und fachlicher Grundaufbau ohne zusätzliche Demo-Belege
Demodaten: Initialdaten plus zusätzliche Musterstammdaten und Beispielvorgänge

Hinweis: Nach dem Import von Initial- oder Demodaten ist ein Zurücksetzen im selben Mandanten nicht vorgesehen. Für einen anderen Datenstand wird ein neuer Mandant erstellt.

Prozess Katalog

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Process Neuen Mandanten für BE-terna Project aufsetzen Unternehmen anlegen, Einrichtung starten und Datenbasis festlegen. +

Nutzen Sie den geführten Ablauf im neuen Unternehmen, um Initial- oder Demodaten kontrolliert zu importieren. Prüfen Sie anschließend die notwendige Datenaktualisierung, damit Preisberechnung und Folgeprozesse stabil arbeiten.

Process Projekte über das Rollencenter steuern Projektlisten und Projektkarten als zentrale Arbeitsoberflächen verwenden. +

Öffnen Sie Projekte über Suche, Kacheln oder Lesezeichen und steuern Sie die weitere Bearbeitung über Projektliste und Projektkarte. So bleiben Planungs-, Einkaufs- und Auswertungsfunktionen in einem konsistenten Ablauf.

Process Projektbelege und Kalkulation abstimmen Belegerfassung, Preisfindung und Controlling in einem abgestimmten Prozess führen. +

Verbinden Sie Belegbearbeitung, Preisanteile und Zuschlagslogik mit den projektspezifischen Auswertungen. Das reduziert Medienbrüche und verbessert die Nachvollziehbarkeit von Ergebnisänderungen.

Process Projektabrechnung vorbereiten und abschließen Rechnungserstellung mit Druck- und Prüfoptionen kontrolliert durchführen. +

Nutzen Sie standardisierte Prüf- und Freigabeschritte vor der finalen Rechnungserstellung, inklusive Zuschlags- und Abschlagsprüfung. Dokumentieren Sie Abweichungen direkt im Vorgang.

FAQ

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

FAQ Wann verwende ich Initialdaten statt Demodaten? Initialdaten eignen sich für einen neutralen Start ohne Beispieldaten. +

Verwenden Sie Initialdaten, wenn Sie Einrichtung, Rollen und Prozesse ohne fachliche Beispieldaten aufbauen möchten. Für Schulungen, Demos und frühe Prozessdurchläufe sind Demodaten meist besser geeignet.

FAQ Kann ich den Datenimport im selben Mandanten rückgängig machen? Ein Rücksetzen des bereits befüllten Mandanten ist nicht vorgesehen. +

Wenn Initial- oder Demodaten bereits importiert wurden, legen Sie für einen sauberen Neuaufbau ein neues Unternehmen an.

FAQ Wo starte ich die tägliche Arbeit in BE-terna Project? Der zentrale Einstieg erfolgt über Rollencenter, Projektliste und Projektkarte. +

Öffnen Sie die Projektübersicht über das Rollencenter und wechseln Sie von dort in die Projektkarte für Detailarbeit, Aktionen und Auswertungen.