Einrichtung on Product Documentation

Allgemein

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Mit der Einrichtung von Professional Services legen Sie die Grundlage für Vertragsverwaltung, wiederkehrende Abrechnung, Serviceprozesse und Ticketing in Business Central. Die Seite bündelt die zentralen Einstellungsbereiche, damit Sie die Lösung in einer fachlich sinnvollen Reihenfolge produktiv aufsetzen können.

Voraussetzungen

Professional Services ist in Business Central installiert und lizenziert.
Grundlegende Business-Central-Einstellungen für Debitoren, Kreditoren, Projekte, Buchungslogik und Nummernserien sind vorbereitet.
Das Zielbild für Verkaufsverträge, Abrechnungsarten, Serviceabwicklung und Ticketing ist fachlich abgestimmt.

Empfohlene Reihenfolge

Allgemeine Professional-Services-Einstellungen, Vertragsverhalten und Standardwerte festlegen.
Nummernserien und Vorlagen für Verkaufsverträge, Abrechnungsarten, SLAs, Kontingente, Arbeitsaufträge und Tickets konfigurieren.
Fakturierungslogik für Dienstleistungsabrechnung, Projektbuchblätter und Standard-Abrechnungsarten definieren.
Ticketing-, API- und liegenschaftsbezogene Einstellungen für den operativen Einsatz ergänzen.
Initialdaten, Demooptionen und Standard-Vor-/Nachtexte nur gezielt für Test- oder Rollout-Szenarien verwenden.

Einrichtungsbausteine

Grundparameter und Vertragssteuerung

In der Professional Services Einrichtung definieren Sie zunächst die allgemeinen Steuerungsparameter des Moduls. Dazu gehören unter anderem die Standardaufgabe für Verbrauch, die Nutzung von Projektpreisen in Verkaufszeilen, die Pflicht für c/o-Adressen und die Datumsformel für auslaufende Verträge.

Stammdatenbezogene Vorlagen

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Stammdatenbezogene Vorlagen helfen in Professional Services dabei, Abrechnungsarten, SLAs und Kontingente bereits an Ressourcen, Debitoren oder Artikeln vorzudefinieren. Dadurch werden wiederkehrende Vertragsmodelle nicht erst im einzelnen Beleg aufgebaut, sondern aus den zugrunde liegenden Stammdaten konsistent übernommen.

Voraussetzungen

Vorlagen für Abrechnungsarten, SLAs und Kontingente sind fachlich definiert
die relevanten Stammdaten wie Ressourcen, Debitoren oder Artikel sind gepflegt
es ist entschieden, welche Vorlagen bei der Belegerstellung automatisch übernommen werden sollen

Inhaltlicher Fokus

Vorlagen an Ressourcen

An Ressourcen können Vorlagen für Abrechnungsarten, SLAs und Kontingente hinterlegt werden. Wird später ein vertragsbezogener Beleg zu dieser Ressource erstellt, stehen die benötigten Vertragsbausteine bereits vorbereitet zur Verfügung.

Initialdaten, Demodaten und Lizenz

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Initialdaten, Demodaten und Lizenzfunktionen unterstützen die Erstbereitstellung von Professional Services in einem neuen Mandanten. Sie helfen dabei, eine lauffähige Basiseinrichtung bereitzustellen, Demo-Stammdaten für Tests zu importieren und gleichzeitig den Lizenzstand der installierten Module zu prüfen.

Voraussetzungen

ein neuer oder geeigneter Zielmandant ist vorhanden
es ist entschieden, ob nur Basiseinrichtung oder zusätzlich Demo-Stammdaten benötigt werden
die bestehende Business-Central-Konfiguration ist bekannt, damit keine produktiven Tabellen unbeabsichtigt überschrieben werden

Inhaltlicher Fokus

Initialdaten für die Basiseinrichtung

Über die Funktion Initialdaten können Einrichtungstabellen, Verkaufseinrichtung, Debitoreinrichtung, Buchungsmatrix und weitere Grunddaten für Professional Services eingespielt werden. Diese Variante eignet sich, wenn ein Mandant fachlich startklar gemacht werden soll, ohne zusätzliche Demo-Stammdaten zu erzeugen.

Standard Vor-/Nachtexte

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Standard Vor-/Nachtexte vereinheitlichen den Textfluss in Angeboten, Aufträgen und weiteren Belegarten in Professional Services. Sie reduzieren manuellen Pflegeaufwand bei der Belegerstellung und steuern, welche Texte beim Übergang zwischen zwei Belegarten automatisch übernommen, ersetzt oder zurückgesetzt werden.

Voraussetzungen

die betroffenen Belegarten und ihre fachlichen Textbausteine sind definiert
es ist klar, bei welchen Belegübergängen bestehende Texte übernommen oder überschrieben werden sollen
Standardtexte sind auf fachliche und rechtliche Anforderungen abgestimmt

Inhaltlicher Fokus

Standardtexte pro Zielbelegart

Für jede Zielbelegart kann festgelegt werden, welche Vor- und Nachtexte beim Erstellen eines neuen Belegs gelten. Das ist besonders relevant, wenn beispielsweise aus einem Angebot ein Auftrag oder aus einem anderen Beleg ein Folgedokument entsteht.

Rechnungsimport für verbrauchsabhängige Abrechnung

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Die Einrichtung für den Rechnungsimport unterstützt verbrauchsabhängige Abrechnungsszenarien, in denen Preislisten oder Rechnungsdaten aus externen Quellen übernommen werden. Damit schaffen Sie die technische Grundlage, um importierte Daten kontrolliert in Artikel, Preislisten und weiterführende Abrechnungsprozesse zu überführen.

Voraussetzungen

die zugrunde liegende Import-Schnittstelle und das gewünschte Abrechnungsmodell sind fachlich geklärt
Nummernserien für Importbelege und Preislisten sind vorbereitet
Artikelvorlagen, Preislisten und die benötigten Abrechnungsartvorlagen existieren bereits oder sind fachlich definiert

Inhaltlicher Fokus

Nummernserien für Importbelege

Für importierte Rechnungen und Preislisten werden eigene Nummernserien hinterlegt. Dadurch bleiben importierte Datensätze von manuell angelegten Belegen getrennt und können im späteren Betrieb leichter nachvollzogen werden.

Cop-Katalogeinrichtung

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Die Cop-Katalogeinrichtung dient dazu, Artikeldaten aus Lieferantenkatalogen in Professional Services zu übernehmen. Dadurch können externe Produktinformationen schneller in beschaffungsnahe Prozesse eingebunden und für weitere Vertrags-, Preis- oder Servicekontexte vorbereitet werden.

Voraussetzungen

eine geeignete Lieferanten- oder Katalogschnittstelle steht zur Verfügung
es ist festgelegt, welche Artikeldaten aus externen Katalogen übernommen werden sollen
die nachgelagerten Einkaufs- oder Preisprozesse in Business Central sind vorbereitet

Inhaltlicher Fokus

Import externer Artikeldaten

Über die Katalogeinrichtung lassen sich Artikeldaten aus Lieferantenkatalogen importieren. Damit werden Informationen aus externen Quellen in einer Form bereitgestellt, die im weiteren Beschaffungsprozess verwendet und gepflegt werden kann.

Kalkulationsmatrix

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Die Kalkulationsmatrix dient dazu, für Abrechnungsartvorlagen automatisch einen passenden Prozentsatz zu ermitteln. Grundlage ist die Kombination aus Kalkulationstypcode und periodischem Kalkulationscode, sodass fachliche Preislogik nicht über viele nahezu identische Vorlagen dupliziert werden muss.

Voraussetzungen

die verwendeten Kalkulationstypen und periodischen Kalkulationscodes sind fachlich definiert
Abrechnungsartvorlagen für die relevanten Leistungsmodelle sind vorhanden
es ist festgelegt, in welchen Belegen die automatische Prozentermittlung greifen soll

Inhaltlicher Fokus

Kombination aus Kalkulationstyp und periodischer Kalkulation

Die Kalkulationsmatrix wertet die Kombination aus Kalkulationstypcode und periodischem Kalkulationscode aus. Für jede relevante Kombination kann ein vordefinierter Prozentsatz hinterlegt werden, der später im Beleg automatisch gezogen wird.