Professional Services on Product Documentation

Überblick

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Professional Services erweitert Microsoft Dynamics 365 Business Central um Funktionen für Dienstleistungsorganisationen mit wiederkehrenden Erlösen, vertragsbasierten Leistungen und serviceorientierten Abläufen. Die Lösung verbindet Verkauf, Vertragsverwaltung, Service und Abrechnung in einem durchgängigen Prozess.

Typische Einsatzbereiche

Wiederkehrende Abrechnung für SaaS, Miete, Finanzierung, Wartung und Support
Verkaufsangebote und Verkaufsaufträge mit zugehörigen Verkaufsverträgen
Periodische Einzel-, Sammel- und Monatsabrechnungen
Abrechnung von Tickets und Arbeitsaufträgen
Verwaltung von Objekten, Installationen und Komponenten
Anbindung externer Ticketsysteme über API

Funktionsschwerpunkte

Verkauf und Vertragsmanagement

Professional Services unterstützt Sie bei der Erstellung von Verkaufsangeboten, Verkaufsaufträgen und Verkaufsverträgen. Wiederkehrende Leistungen lassen sich direkt in Angebots- und Auftragsprozesse einbinden und für die spätere Abrechnung vorbereiten.

Unternehmensfunktionen

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Diese Seite fasst die wichtigsten fachlichen Funktionsbereiche von Professional Services zusammen. Sie dient als Orientierung für Teams, die verstehen möchten, welche Aufgaben die Lösung in Vertrieb, Service, Abrechnung, Beschaffung und kundenbezogenen Stammdaten unterstützt.

Funktionsbereiche

Verkauf und Vertragsmanagement

Professional Services unterstützt die Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Verkaufsverträgen für wiederkehrende Leistungen. Typische Anwendungsfälle sind Hardware-Miete, SaaS-Abonnements, Support- und Wartungsverträge sowie projektnahe Dienstleistungen.

Im Mittelpunkt stehen:

wiederkehrende Abrechnung aus Angebots- und Auftragsprozessen
Verkaufsverträge als Basis für langfristige Leistungsbeziehungen
Abrechnungsarten und Zuordnungen für unterschiedliche Geschäftsmodelle
Service Level Agreements und Kontingente für vertraglich geregelte Services

Details zu diesem Funktionsbereich finden Sie auf der Seite Verkauf.

Verkaufsangebote und Aufträge

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Zweck

Verkaufsangebote und Aufträge bilden in Professional Services den operativen Einstieg in vertragsbezogene Vertriebsprozesse. Bereits beim Erfassen eines Angebots kann ein neuer Verkaufsvertrag angelegt oder ein bestehender Vertrag erweitert werden, sodass vertriebliche und wiederkehrende Leistungen von Anfang an gemeinsam vorbereitet werden.

Voraussetzungen

Debitor, Projekt und die gewünschte Verkaufsart sind fachlich geklärt
Standard-Vor- und Nachtexte sowie die relevanten Vertrags- und Abrechnungsparameter sind eingerichtet
es ist entschieden, ob ein neuer Verkaufsvertrag entstehen oder ein bestehender erweitert werden soll

Inhaltlicher Fokus

Neues Verkaufsangebot mit Verkaufsvertrag

Beim Anlegen eines Verkaufsangebots mit der Verkaufsart Professional Services kann gleichzeitig ein neuer Verkaufsvertrag erzeugt werden. Debitor, Projekt, Laufzeit und weitere Belegdaten werden damit nicht nur für das Angebot, sondern auch für die spätere Vertrags- und Abrechnungslogik vorbereitet.

Verkauf

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Die Verkaufsfunktionen von Professional Services verbinden Angebot, Auftrag, Verkaufsvertrag und periodische Abrechnung in einem durchgängigen Ablauf. Damit können wiederkehrende Leistungen nicht nur verkauft, sondern auch strukturiert kalkuliert, aktiviert und laufend fakturiert werden.

Fachlicher Nutzen

wiederkehrende Leistungen können direkt in Verkaufsangebote und Aufträge integriert werden
Verkaufsverträge bilden den verbindlichen Rahmen für Support, Wartung, Abonnements und ähnliche Leistungsmodelle
periodische Abrechnung ermöglicht Sammel- und Serienfakturierung über mehrere Verträge hinweg

Inhaltlicher Fokus

Verkaufsangebote und Aufträge

Beim Erstellen von Verkaufsangeboten können Sie parallel einen neuen Verkaufsvertrag erzeugen oder einen bestehenden Vertrag erweitern. Dadurch werden Vertriebsprozesse und spätere Abrechnung nicht getrennt betrachtet, sondern von Anfang an gemeinsam vorbereitet.

Abrechnungsarten

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Abrechnungsarten definieren in Professional Services, welche wiederkehrenden Leistungen innerhalb eines Verkaufsvertrags kaufmännisch und fachlich geführt werden. Sie bilden den Rahmen für Kalkulation, Laufzeit, Rechnungsrhythmus und die konkreten Abrechnungsartzuordnungen, aus denen später periodische Leistungen entstehen.

Voraussetzungen

ein passender Verkaufsvertrag ist vorhanden oder fachlich vorbereitet
Nummernserien und bei Bedarf Abrechnungsartvorlagen sind eingerichtet
Art, Kalkulationslogik, Abrechnungsrhythmus und Projektbezug sind fachlich abgestimmt

Inhaltlicher Fokus

Abrechnungsarten und Vorlagen

Abrechnungsarten können manuell angelegt oder aus Vorlagen abgeleitet werden. Vorlagen helfen dabei, wiederkehrende Vertragsmodelle wie Finanzierung, Service, Miete oder Wartung konsistent vorzubereiten und mehreren Verträgen nach denselben Regeln zuzuordnen.

Verkaufsvertrag

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Der Verkaufsvertrag ist das zentrale Objekt für wiederkehrende Leistungen in Professional Services. Er verbindet Projekt, Debitor, Laufzeit, Abrechnungslogik und konkrete Vertragszeilen in einem gemeinsamen Dokument und bildet die Grundlage für periodische Abrechnung, Kontingente und servicebezogene Zusatzleistungen.

Voraussetzungen

Die grundlegende Professional-Services-Einrichtung ist gepflegt.
Nummernserien, Vertragsarten, Abrechnungsarten, SLA-Vorlagen und Kontingentvorlagen sind angelegt.
Projekt und Debitor stehen für den Vertrag bereits zur Verfügung.

Inhaltlicher Fokus

Vertragsaufbau

Ein Verkaufsvertrag gliedert sich in drei Ebenen:

Service Level Agreements

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Service Level Agreements definieren in Professional Services die servicebezogenen Rahmenbedingungen eines Vertrags. Sie beschreiben, welche Reaktions-, Antritts- und Wiederherstellungszeiten zugesichert sind, wie der Service zeitlich erbracht wird und wie diese Zusagen mit Verkaufsvertrag, Projekt und Kontingenten zusammenhängen.

Voraussetzungen

Nummernserien und bei Bedarf SLA-Vorlagen sind in der Einrichtung angelegt
ein passender Verkaufsvertrag und ein zugehöriger Projektbezug sind verfügbar
die fachlichen Servicezusagen zu Priorität, Reaktionszeit und Vor-Ort-Leistung sind abgestimmt

Inhaltlicher Fokus

SLA-Vorlagen und Vertragsbezug

SLAs können direkt angelegt oder aus SLA-Vorlagen abgeleitet werden. In der Praxis werden sie eng mit Verkaufsverträgen und Abrechnungsarten verknüpft, damit wiederkehrende Serviceleistungen nicht nur kaufmännisch, sondern auch inhaltlich geregelt sind.

Periodische Abrechnung

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Die periodische Abrechnung bündelt fällige Vertragsrechnungen über mehrere Verkaufsverträge hinweg in einem gemeinsamen Verarbeitungslauf. Sie ist damit das zentrale Instrument, um wiederkehrende Leistungen effizient und kontrolliert zu fakturieren.

Voraussetzungen

aktivierte Verkaufsverträge mit korrekt gepflegtem nächstem Abrechnungsdatum sind vorhanden
Jahr, Monat und Buchungsdatum für den geplanten Abrechnungslauf sind fachlich festgelegt
bei Bedarf sind Filterkriterien definiert, um nur bestimmte Vertragsbestände abzurechnen

Inhaltlicher Fokus

Abrechnungszeitraum und Vertragsauswahl

Die periodische Rechnungsliste arbeitet kalenderbezogen mit Jahr und Monat. Zusätzlich kann über die Vertragssicht eingegrenzt werden, welche Verkaufsverträge im jeweiligen Lauf berücksichtigt werden. Dadurch lassen sich sowohl breite Sammelläufe als auch gezielte Teilmengen verarbeiten.

Kontingente

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Kontingente steuern in Professional Services, welche Mengen oder Beträge einem Kunden innerhalb eines Vertragszeitraums zur Verfügung stehen. Sie bilden damit die Brücke zwischen zugesagtem Serviceumfang, periodischer Bereitstellung und tatsächlichem Verbrauch in Ticket-, Arbeitsauftrags- und Abrechnungsprozessen.

Voraussetzungen

ein passender Verkaufsvertrag ist vorhanden und fachlich für wiederkehrende Leistungen vorbereitet
Typ, Methode und Bezugszeitraum des Kontingents sind definiert
falls das Kontingent über SLA oder Abrechnungsarten eingebunden wird, sind diese Vorlagen und Zuordnungen vorhanden

Inhaltlicher Fokus

Kontingenttyp und Abrechnungslogik

Kontingente können mengen- oder betragsbasiert geführt werden. Zusätzlich wird unterschieden, ob sie gedeckelt oder ungedeckelt sind. Damit wird festgelegt, ob Mehrverbrauch nach Erreichen der Grenze gesondert fakturiert wird oder ob der Leistungsumfang vollständig vom vereinbarten Servicepreis abgedeckt bleibt.

Druckoptionen

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Druckoptionen steuern in Professional Services, wie periodische Rechnungen und Dienstleistungsrechnungen im Projekt- und Vertragskontext ausgegeben werden. Damit lassen sich Sammelrechnungen und weitere Belegdrucke an die fachliche Struktur eines Projekts oder Kundenkontexts anpassen.

Voraussetzungen

Projekte und vertragsbezogene Abrechnungsprozesse sind eingerichtet
die gewünschte Gruppierung oder Darstellung für Rechnungsbelege ist fachlich definiert
bei Bedarf sind projektspezifische Voreinstellungen bereits gepflegt

Inhaltlicher Fokus

Druckoptionen am Projekt

Für periodische Rechnungen und Dienstleistungsrechnungen können Druckoptionen direkt am Projekt hinterlegt werden. Diese Einstellungen bilden die Standardlogik für spätere Rechnungsbelege und schaffen eine konsistente Ausgabe über mehrere Vorgänge hinweg.

Service

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Die Servicefunktionen von Professional Services verbinden Ticketsystem, Arbeitsaufträge, wiederkehrende Aufgaben und Dienstleistungsabrechnung. Damit lassen sich operative Leistungen nicht nur organisieren, sondern auch strukturiert in abrechnungsfähige Vorgänge überführen.

Fachlicher Nutzen

Tickets, Arbeitsaufträge und wiederkehrende Aufgaben werden in einem gemeinsamen Servicemodell geführt
externe Ticketsysteme können über die API angebunden werden
geleistete Arbeiten lassen sich in Projektplanzeilen und abrechenbare Servicevorgänge überführen

Inhaltlicher Fokus

Ticketsystem

Tickets können manuell in Professional Services angelegt oder über eine Schnittstelle aus externen Systemen übernommen werden. Im Ticket werden Aufwand, Verantwortlichkeiten, Status und abrechnungsrelevante Informationen gepflegt.

Arbeitsaufgaben und Arbeitspakete

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Arbeitsaufgaben und Arbeitspakete bilden die planbare Grundlage für wiederkehrende Serviceleistungen. Sie helfen dabei, periodische Tätigkeiten fachlich zu definieren, zu bündeln und zum richtigen Zeitpunkt automatisch als Tickets oder Arbeitsaufträge auszulösen.

Voraussetzungen

wiederkehrende Tätigkeiten, Intervalle und verantwortliche Rollen sind fachlich beschrieben
die benötigten Bezüge zu Liegenschaften, Debitoren, Projekten oder Verträgen sind vorhanden
es ist entschieden, ob aus den Aufgaben Tickets, Arbeitsaufträge oder Sammelvorgänge entstehen sollen

Inhaltlicher Fokus

Arbeitsaufgaben definieren

Arbeitsaufgaben beschreiben einzelne wiederkehrende Tätigkeiten mit Zeitraum, Objektbezug und fachlichen Zuordnungen. Zusätzlich wird festgelegt, ob aus der Aufgabe bei Ausführung ein Ticket oder ein Arbeitsauftrag entstehen soll.

Ticketsystem

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Das Ticketsystem dient dazu, Kundenanfragen, Probleme und Servicefälle strukturiert zu erfassen, zu bearbeiten und in abrechnungsfähige Leistungen zu überführen. Tickets können manuell, aus Arbeitspaketen oder über eine API aus externen Systemen entstehen.

Fachlicher Nutzen

Tickets können Debitor, Projekt, Verkaufsvertrag, SLA und Liegenschaften zugeordnet werden
Ticketzeilen erfassen die tatsächlich angefallenen Leistungen
abgeschlossene Tickets lassen sich in Projektplanzeilen und Dienstleistungsabrechnung überführen

Inhaltlicher Fokus

Ticket anlegen und zuordnen

Ein Ticket wird einem Debitor und in der Regel einem Projekt zugeordnet. Zusätzlich können Verantwortliche, Priorität, Status, Verkaufsvertrag, Kontingent, SLA und liegenschaftsbezogene Informationen wie Objekt, Installation oder Komponente hinterlegt werden.

Arbeitsaufträge

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Arbeitsaufträge bilden in Professional Services die operative Klammer zwischen Ticket, Planung, Leistungserfassung und Abrechnung. Sie eignen sich für manuelle Serviceeinsätze ebenso wie für Vorgänge, die aus Tickets, Liegenschaften oder wiederkehrenden Aufgaben entstehen.

Voraussetzungen

die benötigten Auftragsarten, Nummernserien und Basisparameter sind eingerichtet
Debitor, Projekt und bei Bedarf Verkaufsvertrag, SLA oder Kontingent sind verfügbar
falls Ressourcen geplant werden, sind Verantwortliche, Qualifikationen und Termine fachlich geklärt

Inhaltlicher Fokus

Entstehung und Einsatzplanung

Arbeitsaufträge können manuell angelegt, aus einem Ticket erzeugt oder direkt aus liegenschaftsbezogenen Stammdaten heraus erstellt werden. Im Kopf werden Auftragsart, Status, Planungsdaten, Verantwortlichkeiten und Vertragsbezüge gepflegt. Damit dient der Beleg zugleich als Planungs- und Steuerungsobjekt für den konkreten Einsatz.

Dienstleistungsabrechnung

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Die Dienstleistungsabrechnung bündelt Tickets und Arbeitsaufträge in einem gemeinsamen Abrechnungslauf. Damit können mehrere Servicefälle in einem Schritt gruppiert, in Rechnungen überführt und anschließend geprüft, gedruckt oder gebucht werden.

Voraussetzungen

Tickets oder Arbeitsaufträge mit abrechnungsfähigen Leistungen sind vorhanden.
Projekt-, Vertrags- und Abrechnungsbezüge sind in den zugrunde liegenden Belegen gepflegt.
Falls Kontingente verwendet werden, sind diese dem jeweiligen Ticket oder Vertrag korrekt zugeordnet.

Inhaltlicher Fokus

Abrechnungszeitraum und Auswahl

Die Dienstleistungsabrechnung arbeitet nicht mit festen Perioden, sondern mit einem frei wählbaren Start- und Enddatum. Auf dieser Basis werden abrechnungsfähige Fälle ermittelt und in die Zeilen der Abrechnung übernommen.

Liegenschaftsbezogene Serviceabläufe

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Liegenschaftsbezogene Serviceabläufe verknüpfen operative Servicefälle mit Objekten, Installationen und Komponenten. Dadurch lassen sich Tickets, Arbeitsaufträge, Verträge und wiederkehrende Aufgaben nicht nur einem Kunden, sondern auch dem konkreten installierten Bestand eindeutig zuordnen.

Voraussetzungen

Objekte, Installationen und Komponenten sind als Stammdaten angelegt oder als Zielbild fachlich definiert
benötigte Nummernserien, Attribute und hierarchische Zuordnungen sind eingerichtet
Debitor-, Projekt- und bei Bedarf Vertragsbezug für die spätere Serviceverarbeitung sind verfügbar

Inhaltlicher Fokus

Stammdatenmodell für Objekte, Installationen und Komponenten

Professional Services erlaubt es, Kundenumgebungen flexibel über Objekte, Installationen und Komponenten abzubilden. Diese Elemente können hierarchisch miteinander verknüpft und über Attribute, Seriennummern, Aktivierungsdaten oder Herstellerinformationen weiter klassifiziert werden.

Objekte

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Objekte bilden in Professional Services die oberste liegenschaftsbezogene Strukturebene. Sie schaffen den fachlichen Container, in dem Installationen, Komponenten, Attribute und zugehörige Servicevorgänge zusammengeführt werden, damit Leistungen auf einen konkreten Kundenkontext bezogen werden können.

Voraussetzungen

die grundlegende Objektstruktur und ihre fachliche Hierarchie sind definiert
Debitorbezug, Adressbezug und benötigte Attribute sind verfügbar
falls Installationen oder Komponenten zugeordnet werden sollen, sind diese Stammdaten vorbereitet

Inhaltlicher Fokus

Objektkarte und Debitorbezug

In der Objektkarte werden Objektnummer, Beschreibung und Debitorenzuordnung gepflegt. Dadurch kann ein Objekt sowohl fachlich beschrieben als auch direkt einem Kunden oder einer Lieferadresse zugeordnet werden.

Installationen

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Installationen bilden in Professional Services die technische Zwischenebene zwischen Objekt und Komponente. Sie machen sichtbar, welche installierten Einheiten bei einem Kunden aktiv sind, welche Komponenten dazugehören und aus welchem konkreten Bestand heraus Servicevorgänge bearbeitet werden.

Voraussetzungen

das zugehörige Objekt ist angelegt oder fachlich definiert
Installationstypen, benötigte Nummernserien und relevante Serien- oder Chargeninformationen sind vorbereitet
falls Servicevorgänge direkt aus der Installation entstehen sollen, sind Arbeitsauftrags- und Serviceprozesse eingerichtet

Inhaltlicher Fokus

Installationskarte und fachliche Zuordnung

In der Installation werden unter anderem Installationstyp, Objektnummer, Beschreibung sowie Aktivierungs- und Deaktivierungsdaten gepflegt. Zusätzlich können Seriennummer und Chargennummer erfasst werden, damit die installierte Einheit eindeutig identifiziert und im Lebenszyklus nachvollzogen werden kann.

Komponenten

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Komponenten beschreiben in Professional Services die einzelnen technischen Elemente innerhalb eines Objekts oder einer Installation. Sie helfen dabei, Bestände detailliert zu strukturieren und Service-, Vertrags- sowie Abrechnungsvorgänge präzise auf konkrete Bestandteile zu beziehen.

Voraussetzungen

zugehörige Objekte und bei Bedarf Installationen sind vorhanden
Komponentenarten, Kalkulationstypen und relevante Artikel- oder Ressourcenzuordnungen sind fachlich geklärt
falls Service- oder Vertragsbezüge genutzt werden sollen, sind die zugehörigen Stammdaten und Prozesse eingerichtet

Inhaltlicher Fokus

Stammdaten und technische Klassifikation

In der Komponente werden Objekt- und Installationsbezug, Beschreibung, Komponentenart, Kalkulationstyp sowie Verkaufsbezug gepflegt. Ergänzend können Installations- und Aktivierungsdaten, Mengen, Einheiten, Serien- oder Chargennummern, Versionsnummern und Herstellerinformationen erfasst werden.

Beschaffung

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Im Bereich Beschaffung unterstützt Professional Services die Verwaltung von Einkaufsverträgen und deren fachliche Zuordnung zu Debitoren- und Verkaufsvertragsszenarien. Damit behalten Sie Vertragsbeziehungen zwischen Lieferanten, Kunden und wiederkehrenden Leistungen in einem gemeinsamen Bild.

Fachlicher Nutzen

Einkaufsverträge können mit Kreditor, Zeitraum und optionalem Debitorbezug strukturiert geführt werden
Verkaufsverträge lassen sich einem Einkaufsvertrag informativ zuordnen
beschaffungsnahe Prozesse können mit vertrags- und serviceorientierten Abläufen verbunden werden

Inhaltlicher Fokus

Einkaufsverträge

Mit Einkaufsverträgen legen Sie den vertraglichen Rahmen gegenüber Lieferanten an. Im Vertragskopf werden insbesondere Kreditor, Zeitraum und bei Bedarf der zugehörige Debitor gepflegt.

Einkaufsvertrag

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zweck

Einkaufsverträge bilden in Professional Services den vertraglichen Rahmen gegenüber Lieferanten. Sie bündeln Kreditor, Laufzeit, Projekt- und Debitorbezug sowie die konkreten Vertragszeilen und schaffen damit eine belastbare Basis für wiederkehrende oder planbare Beschaffungsvorgänge.

Voraussetzungen

ein Kreditor mit den relevanten Kontakt- und Zahlungsinformationen ist vorhanden
Projekt- und bei Bedarf Debitorbezug sind fachlich geklärt
Laufzeit, Kündigungslogik und die zu beschaffenden Leistungen oder Artikel sind definiert

Inhaltlicher Fokus

Vertragskopf und Stammdatenbezug

Im Einkaufsvertrag werden Vertragsart, Kreditor, Kontakt, Start- und Enddatum sowie Projekt- und Debitorbezug gepflegt. Dadurch wird der Vertrag nicht nur als Einkaufsdokument, sondern als strukturierter Rahmen für spätere Beschaffungs- und Zuordnungsprozesse geführt.