PPA - Wareneingang Paketvorerfassung

Referenzprozess für die Paketvorerfassung von Wareneingängen im Lieferantenportal in BE-terna Fashion.

Metaprozess

graph LR;

%% Nodes
A(PPA<br>Wareneingang Paketvorerfassung)
B(PPA-0010<br>Paketvorerfassung anlegen)
C(PPA-0020<br>Paket erfassen)
D(PPA-0030<br>Erfassung prüfen und abschließen)
E(PPA-0040<br>Wareneingangslabel drucken)

%% Flow
A -.- B
linkStyle 0 stroke:#ffffff
B ==> C
C ==> D
D ==> E

%% Classes
class A btProcessTitle
class B,C,D,E btProcessActive

Die Paketvorerfassung für den Wareneingang wird durch den Lieferanten durchgeführt. Sie gibt dem Lieferanten die Möglichkeit, im System die Pakete (bzw. Verpackungseinheiten) der bei ihm bestellten Ware bereits so zu erfassen, wie dieser sie auch tatsächlich bereitstellt. Das unterstützt die Arbeit der Importabteilung des Kunden (Großhändlers), da diese dann nicht mehr aus komplizierten Lieferscheinen den Inhalt der Sendung interpretieren müssen. Zudem kann es die Vereinnahmung der Ware am Zentrallager vereinfachen.

Ein Paketvorerfassungsbeleg wird im Lieferantenportal pro Artikel angelegt. Das heißt, die daraus resultierenden Pakete sind immer artikelrein, können aber unterschiedliche Farben, Größengänge und Größen beinhalten. Es muss demnach die Artikelnr. und eine Bestellung im Beleg angegeben werden, aus welcher die Waren stammt, die nun verpackt wird. Sollte der gleiche Artikel in mehreren Bestellungen des Lieferanten auftauchen, können auch mehrere Bestellungen dem Beleg zugeordnet werden.

PPA-0010 - Paketvorerfassung anlegen

Im System wird ein neuer Paketvorerfassungsbeleg errichtet. Die Kreditorennummer und der Kreditorenname ist durch die Anmeldung im Lieferantenportal bereits vorgegeben. Die Mengenart ist Einzelmenge oder Lot-Menge. Die zugehörige Bestellung wird ausgewählt anhand der Bestellnummer oder über die Funktion ‘Bellungen zurordnen’. Weiterhin wird der zu erfassende Artikel erfasst. Angaben zum Artikel wie Beschreibung und Einheit werden dadurch angezeigt. Der Belegstatus ist ‘Bestellungen zugeordnet’. Das Kennzeichen ‘Erlaube Überlieferung’ ermöglicht dem Lieferanten, mehr zu liefern als bestellt wurde.

Eingehende Prozesse:

PPA-0020 - Paket erfassen

Mithilfe der Matrixerfassung oder der Scanerfassung der EAN werden die Artikel in dem Paket erfasst.

PPA-0030 - Erfassung prüfen und abschließen

Wenn alle Artikel erfasst wurden, kann der Beleg abgeschlossen werden. Dies erfolgt mithilfe der Aktion “Errichte WE-Pakete”. Es werden hierbei Wareneingangspakete erstellt und der Beleg erhält den Status “Abgeschlossen”. Es sind keine Änderungen mehr möglich. Wie viele Pakete erstellt werden, hängt davon ab, wie viele Paketzeilen in der Matrix erfasst wurden und wie hoch die “Anzahl Pakete” gesetzt wurde.

Bei der Scanerfassung wird mit der Aktion “Paket erstellen” das Wareneingangspaket erstellt. Wenn alles über die Scanseite erfasst wurde, muss der Beleg noch manuell mithilfe der Aktion “Abschließen” abgeschlossen werden.

PPA-0040 - Wareneingangslabel drucken

Ein Wareneingangspaket (WE-Paket) beschreibt die tatsächlich verpackte Versandeinheit und wird in BC in einer Kopf-/Zeilenstruktur festgehalten, analog den Paketen im Versandprozess. Im Paketkopf stehen allgemeine Informationen zum Kreditor und zur Verpackungseinheit. Die Paketzeilen enthalten die gepackten Artikelvarianten, inklusive Menge und Zugehörigkeit zur Bestellung.

Über die Aktion “WE-Paketetikett” kann ein Paketlabel ausgedruckt werden, welches der Lieferant an das Paket anbringen kann. Dieses gibt Aufschluss über den Inhalt und erleichtert durch einen Barcode die Erfassung in Folgeprozessen.

Ausgehende Prozesse:

Instanzen

PPA-MAN - Wareneingang Paketvorerfassung Manuell

graph LR;

%% Nodes
A(PPA-MAN<br>Wareneingang Paketvorerfassung Manuell)
B(PPA-MAN-0010<br>Paketvorerfassung anlegen)
C(PPA-MAN-0020<br>Paket erfassen)
D(PPA-MAN-0030<br>Erfassung prüfen und abschließen)
E(PPA-MAN-0040<br>Wareneingangslabel drucken)

%% Flow
A -.- B
linkStyle 0 stroke:#ffffff
B ==> C
C ==> D
D ==> E

%% Classes
class A btProcessTitle
class B,C,D,E btProcessActive

Die Erfassung erfolgt via Matrixerfassung.

PPA-MAN-0010 - Paketvorerfassung anlegen

Im System wird ein neuer Paketvorerfassungsbeleg errichtet. Die Kreditorennummer und der Kreditorenname ist durch die Anmeldung im Lieferantenportal bereits vorgegeben. Die Mengenart ist Einzelmenge oder Lot-Menge. Die zugehörige Bestellung wird ausgewählt anhand der Bestellnummer oder über die Funktion ‘Bellungen zurordnen’. Weiterhin wird der zu erfassende Artikel erfasst. Angaben zum Artikel wie Beschreibung und Einheit werden dadurch angezeigt. Der Belegstatus ist ‘Bestellungen zugeordnet’. Das Kennzeichen ‘Erlaube Überlieferung’ ermöglicht dem Lieferanten, mehr zu liefern als bestellt wurde.

Eingehende Prozesse:

PPA-MAN-0020 - Paket erfassen

Mithilfe der Funktion “Matrixerfassung” können die Pakete inklusive Inhalt erfasst werden.

Zuerst muss in der Zeile ‘Menge zu Packen’ die Menge pro Größe angegeben werden, die im Rahmen dieses Vorgangs verpackt werden soll. Diese kann auch größer der Bestellmenge sein, wenn eine Überlieferung erlaubt ist. Die Zeile ‘Restmenge zu Packen’ gibt an, was von der ‘Menge zu Packen’ noch keinem Paket zugeordnet ist. Die Menge ‘Gepackt’ dagegen gibt an, wie viel insgesamt bereits verpackt ist.

Mithilfe der Aktion “Neue Zeile” wird eine neue Matrixzeile unten angefügt, die sich “Paket X” nennt. Jede Zeile stellt im Wesentlichen nicht das endgültige Paket, sondern die Art dar, mit welchen Varianten die Pakete gepackt werden sollen (Verpackungsformat).

Über die Spalte “Anzahl Pakete” kann bestimmt werden, wie viele dieser Art von Paketen erstellt werden sollen.

In den Größenspalten der Paketzeile kann nun eingegeben werden, welche Größen mit welcher Menge in eines dieser Versandeinheiten gepackt werden sollen. Die “Menge Gepackt” und die “Restmenge zu Packen” aktualisiert sich nun.

Über den “OK”-Button wird die Matrix aufgelöst und das Ergebnis gespeichert. Solange der Beleg noch nicht abgeschlossen ist, kann die Matrixerfassung wieder geöffnet werden, um Änderungen vorzunehmen.

PPA-MAN-0030 - Erfassung prüfen und abschließen

Wenn alle Verpackungsformate erfasst wurden, kann der Beleg abgeschlossen werden. Dies erfolgt mithilfe der Aktion “Errichte WE-Pakete”. Es werden hierbei Wareneingangspakete erstellt und der Beleg erhält den Status “Abgeschlossen”. Es sind keine Änderungen mehr möglich.

Wie viele Pakete erstellt werden, hängt davon ab, wie viele Paketzeilen in der Matrix erfasst wurden und wie hoch die “Anzahl Pakete” gesetzt wurde.

PPA-MAN-0040 - Wareneingangslabel drucken

Über die Aktion “WE-Paketetikett” kann ein Paketlabel ausgedruckt werden, welches der Lieferant an das Paket anbringen kann. Dieses gibt Aufschluss über den Inhalt und erleichtert durch einen Barcode die Erfassung in Folgeprozessen.

Ausgehende Prozesse:

PPA-SCA - Wareneingang Paketvorerfassung Scanseite

graph LR;

%% Nodes
A(PPA-SCA<br>Wareneingang Paketvorerfassung Scanseite)
B(PPA-SCA-0010<br>Paketvorerfassung anlegen)
C(PPA-SCA-0020<br>Paket erfassen)
D(PPA-SCA-0030<br>Erfassung prüfen und abschließen)
E(PPA-SCA-0040<br>Wareneingangslabel drucken)

%% Flow
A -.- B
linkStyle 0 stroke:#ffffff
B ==> C
C ==> D
D ==> E

%% Classes
class A btProcessTitle
class B,C,D,E btProcessActive

Die Erfassung erfolgt via Scanseite.

PPA-SCA-0010 - Paketvorerfassung anlegen

Im System wird ein neuer Paketvorerfassungsbeleg errichtet. Die Kreditorennummer und der Kreditorenname ist durch die Anmeldung im Lieferantenportal bereits vorgegeben. Die Mengenart ist Einzelmenge oder Lot-Menge. Die zugehörige Bestellung wird ausgewählt anhand der Bestellnummer oder über die Funktion ‘Bellungen zurordnen’. Weiterhin wird der zu erfassende Artikel erfasst. Angaben zum Artikel wie Beschreibung und Einheit werden dadurch angezeigt. Der Belegstatus ist ‘Bestellungen zugeordnet’. Das Kennzeichen ‘Erlaube Überlieferung’ ermöglicht dem Lieferanten, mehr zu liefern als bestellt wurde.

Eingehende Prozesse:

PPA-SCA-0020 - Paket erfassen

Mithilfe der Funktion “Paketscan” können die Pakete inklusive Inhalt erfasst werden.

Über das Scanfeld können die EANs gescannt werden. Das Ergebnis wird in den Zeilen des Scanseite dargestellt.

PPA-SCA-0030 - Erfassung prüfen und abschließen

Mit der Aktion “Paket erstellen” wird das Wareneingangspaket erstellt und ggf. auch das Paketlabel sofort ausgedruckt.

Wenn alles über die Scanseite erfasst wurde, muss der Beleg noch manuell mithilfe der Aktion “Abschließen” abgeschlossen werden.

PPA-SCA-0040 - Wareneingangslabel drucken

Über die Aktion “WE-Paketetikett” kann ein Paketlabel ausgedruckt werden, welches der Lieferant an das Paket anbringen kann. Dieses gibt Aufschluss über den Inhalt und erleichtert durch einen Barcode die Erfassung in Folgeprozessen.

Ausgehende Prozesse: