E-Mail-Einrichtung
Weiterführende Information:
- E-Mail in Business Central festlegen (enthält ein Video) - Business Central | Microsoft Learn
- Senden von Belegen und E-Mails - Business Central | Microsoft Learn
Funktionsbeschreibung
Der automatische E-Mailversand erfolgt über das BE-Fashion-Modul in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Bei der Buchung einer Rechnung oder Gutschrift wird ein E-Mail-Dokumentenposten generiert. Dieser wird anschließend in einer separaten Verarbeitung automatisch versendet. Am Kunden (Debitor) muss hinterlegt sein, ob die Dokumente per E-Mail versendet werden sollen. Hinweis: Standardtexte für Rechnungen und Gutschriften können zentral in der Fashion-Einrichtung hinterlegt werden. Für Testzwecke muss eine Test-E-Mail-Adresse konfiguriert sein.
Einrichtung
Grundlegende Schritte:
- Einrichtung Berichtsauswahl (MS Standard)
- Definition der zu verwendenden Berichte (z. B. Verkaufsrechnungen).
- Einrichtung benutzerdefinierter Berichtslayouts (MS Standard)
- Festlegung des Layouts für den E-Mail-Body.
- Mailkonto + Szenario konfigurieren (MS Standard)
- Beispiel: Sammelmailadresse wie invoice@be-terna.com als Absender.
- Einrichtung der Art des Dokumentenversands am Debitor (FN Standard)
- Steuerung, ob Belege per E-Mail, Druck oder EDI versendet werden.
- Einrichtung Aufgabenwarteschlange (FN Standard)
- Automatischer Versand der E-Mail-Dokumentenposten.
Steuerung über “Art des Rechnungsversands”
In der Debitorenkarte gibt es das Feld „Art des Rechnungsversands“ (analog für Gutschriften).
- Auswahlmöglichkeit „Mail“ erstellt bei Buchung E-Mail-Dokumentenposten.
- Der Versand erfolgt nicht sofort, sondern erst durch die Aufgabenwarteschlange (Job-Queue).
- Die hinterlegte E-Mail-Adresse im Feld „Senden an“ des Debitors wird als Empfänger verwendet.
Hinweis: Wenn zusätzlich Belegsendeprofile eingerichtet sind, kann es zu doppeltem Versand kommen, da beide Funktionen parallel arbeiten.
Unterschied: Belegsendeprofile vs. Fashion-Lösung
| Belegsendeprofile (BC Standard) | Fashion-Lösung (FN) |
|---|---|
| Benutzer muss manuell auf „Mail senden“ klicken. | Versand erfolgt automatisch über Aufgabenwarteschlange. |
| Gesendete E-Mails stehen im E-Mail-Ausgang. | E-Mail-Dokumentenposten werden automatisch verarbeitet. |
| Keine automatische Steuerung durch „Art des Rechnungsversands“. | Feld „Art des Rechnungsversands“/„Art des Gutschriftsversands“ steuert den Prozess. |
Empfehlung:
- Rechnungen und Gutschriften können über die Fashion-Lösung automatisch versendet werden.
- Für andere Belege (z. B. Auftragsbestätigungen) kann das Belegsendeprofil genutzt werden.
Technische Details
- Aufgabenwarteschlange (Job-Queue) CU 5079207 “BET FN Email Document Mgt.” muss aktiv sein.
- E-Mail-Konten und E-Mail-Szenarien müssen korrekt eingerichtet werden.
- Benutzerdefinierte Berichtslayouts können für den E-Mail-Body verwendet werden.
- Für Testversände sollte die eigene E-Mail-Adresse in der Debitorenkarte hinterlegt werden, um unbeabsichtigte Kundenmails zu vermeiden.
Prozessübersicht
- Debitor hat Feld „Art des Rechnungsversands“ = Mail.
- Bei Buchung der Rechnung wird ein E-Mail-Dokumentenposten erzeugt.
- Die Aufgabenwarteschlange verarbeitet die offenen Posten.
- Die Mail wird an die im Debitor hinterlegte Adresse gesendet.
- Protokollierung erfolgt je nach Konfiguration (Mailausgang / Log der Job-Queue).
Best Practices
- Doppelte Versendung vermeiden: Belegsendeprofile und „Art des Rechnungsversands“ nicht gleichzeitig aktiv nutzen.
- Testen: Vor Produktiveinsatz mit Test-E-Mail-Adressen arbeiten.
- Fallback: Wenn Aufgabenwarteschlange inaktiv ist, werden Mails nicht automatisch versendet.