Document Capture

Automatisierte Belegerkennung und Belegregistrierung mit Document Capture.

Mit Document Capture werden Daten und Informationen automatisch erkannt. Die Basis ist die optische Zeichenerkennung mit OCR. Der elektronischere Belegfluss wird optimiert (Auskunftsfähigkeit: Wo ist der Beleg? Status des Belegs?).

Cloud OCR ermöglicht die kostenfreie Verarbeitung von 1.000 Seiten pro Monat. Zusätzliche Seiten können kostengünstig erworben werden. Wartung erfolgt durch Continia. On-Premise OCR erfordert in der Regel einen dedizierten Server und Wartung. On-Premise OCR ermöglicht die kostenfreie Verarbeitung von 10.000 Seiten pro Monat.

Es ist die Registrierung verschiedene Arten von Belegen möglich:

Einkaufsrechnungen
Zahlungsavise
Aufträge
Bestellungen
unterschriebene Lieferscheine u.v.m

Document Capture erweitert zudem den Standardgenehmigungsprozess. So kann beispielweise im Continia WebPortal genehmigt werden. Außerdem bietet das Modul einen Bestellabgleich. Hierzu müssen allerdings die Belegzeilen und die Bestellnummer aus den Belegen auslesbar sein. Bei sehr komplexen oder unübersichtlichen Belegen sind der Funktionalität Grenzen gesetzt. Die Erkennung des Belegkopfes hingegen ist meist fehlerlos möglich.

Belegerkennung

Zum Einrichten der Belegerkennung und zum Abschätzen des Aufwands sollten Belege, die häufig verarbeitet werden, bereitgestellt werden.

Metaprozess DOP – Belegerkennung

Document Capture wird in erster Linie zur automatisierten Verarbeitung von Einkaufsrechnungen genutzt. Aber auch andere Belegkategorien können damit verarbeitet werden. Document Capture verarbeitet ausschließlich PDF. Nach einer gewissen Lernphase kann Document Capture die Belegerkennung bis zur Erstellung des Belegs in Business Central automatisiert durchführen. Der Prozess beschreibt die Erkennung von gewissen Belegkategorien mit Hilfe von Document Capture. Ziel ist eine weitestgehend automatisierte Verarbeitung von Belegen.

DOP-0010 Beleg bereitstellen

Die erhaltenen Belege werden als PDF digitalisiert. Anschließend müssen sie entweder im korrekten Verzeichnis hinterlegt werden (OnPrem) oder an das entsprechende E-Mailadresse geschickt werden (Continia Cloud). Die Belege werden dann automatisch mit der OCR-Technologie verarbeitet. Je nach Komplexität der Belege kann dies etwas Zeit in Anspruch nehmen. Danach stehen die Belege für den Import bereit.

DOP-0020 Beleg importieren/ erkennen

Die OCR verarbeiteten Belege können manuell oder per Aufgabenwarteschlange importiert werden. Die Belege werden in das Belegjournal importiert. Document Capture erkennt automatisch anhand der UST-ID Nr. und/oder vordefinierter Suchbegriffe Personenkonten und Daten des Belegkopfs. Dabei werden sämtliche Daten anhand zuvor definierter Belegvorlagen in die richtigen Felder des Belegkopfes übernommen.

DOP-0030 Belegerkennung prüfen

Alle Zuordnungen werden auf Richtigkeit geprüft. Fehlende Daten oder Zuordnungen werden in den Bemerkungen rot hinterlegt. Diese müssen manuelle zugeordnet oder eingegeben werden. So wird Document Capture trainiert und die jeweilige Vorlage aktualisiert. Beim nächsten Import treten weniger Fehler auf.

DOP-0040 Beleg abgleichen

Belege können direkt mit Wareneingangszeilen oder Bestellungszeilen abgeglichen werden. Dies kann manuell oder automatisiert vorgenommen werden. Bei dem automatischem Abgleich muss die Bestellnummer auf dem beleg vermerkt sein.

DOP-0050 Beleg registrieren

Wurde auf dem Beleg alles korrekt erkannt, kann der Nutzer den Beleg registrieren. Dadurch wird der eigentliche Business-Central Beleg erstellt. Dieser ist noch nicht gebucht. Die Belege werden archiviert.

KI gestützte Belegerkennung

Mit der aktuellsten Document Capture Version ist es möglich, die Belegerkennung KI-gestützt zu nutzen. Dadurch entfallen viele Trainingsstunden, in denen dem Programm die Zeilen erklärt werden müssen. Diese Funktion gibt es ausschließlich in der Cloud OCR von Continia.

Die Einrichtung erfolgt in der Dokumentenkarte. Hier kann entschieden werden, ob die Erkennung gar nicht, manuell oder über die KI erfolgen soll.

Durch die Zeilenerkennung der KI ist es möglich auch Belege mit weit auseinanderliegenden Informationen zu bearbeiten.

Belegfelder können einfacher hinzugefügt werden und in ein bestehendes Feld oder in ein neues Feld geschrieben werden. Ist die KI aktiviert, startet sich bei Linksklick in den Beleg der Einrichtungsassistent, über den entschieden wird, ob es ein bestehendes Feld oder ein neues Feld beschrieben werden soll.

Nach Abschluss der Erkennung wird das Feld direkt befüllt.

Kreditorenanlage aus Document Capture

Durch die OCR Erkennung in der Cloud mit der KI ist es inzwischen möglich, neue Kreditoren aus dem Belegjournal in Document Capture heraus anzulegen.

Durch Auswahl Kreditor anlegen, wird ein Wizzard gestartet, der durch die Anlage führt und evtl. abweichende Adressen mit darstellt. So kann bei vorhandensein von mehreren Adressen ausgewählt werden, welche Adresse genutzt werden soll.

Die Standardeinrichtungen, wie z. B. evtl. vorhandene Kreditorenvorlagen, werden mit herangezogen, um die Anlage durchzuführen.

Purchased Contracts

Dieses Modul ist Teil von Document Capture und ermöglicht Ihnen einen Überblick über Ihre laufenden Verträge und Abonnements direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dadurch haben Sie für die Budgetierung immer genaue Werte. Verträge können direkt aus eintreffenden Rechnungen generiert werden. Durch das Aktivieren von Erinnerungen kurz vor Verlängerung der Verträge, können Sie durch rechtzeitiges Kündigen ungewollte Kosten einsparen.

eDocuments

Mit dem Zusatzmodul eDocuments kann der Purchase-to-Pay Workflow durch den Versand und Erhalt elektronischen Belege über das Peppol-Netzwerk und andere europäische Dokumentenaustauschnetzwerke unter Einhaltung der europäischen und lokalen Vorschriften optimiert werden. Dabei ermöglicht das Modul reibungslosen Geschäftsabläufen durch globale XML-Kompatibilität und mühelose Dokumentenrevisionen und erneute Einreichungen von Dokumenten. Dieses Modul kann alle gängigen eRechnungsformate und auch andere Dokumentenarten über das Continia Delivery Network(unter anderem Peppol-Netzwerk) in verschlüsselter Form versenden.